【時間管理】GTD時間管理法!5步驟讓你高效率、高專注力

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時間總不夠用嗎? 想做的事情總找不到時間完成? GTD讓你更科學地利用時間,做好時間管理!本文將透過五個步驟來介紹GTD時間管理方法,並告訴你該如何執行GTD,讓你提升專注力、輕鬆擁有高效率。推薦給想要做好時間管理,為時間分配而苦惱的你。

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【時間管理法】

【效率提升】


什麼是GTD時間管理?

你覺得自己不是個習慣懶惰的人,也不喜歡拖延,卻還是覺得時間不夠用嗎? 或是總覺得自己忙到翻,但卻因此沒辦法做自己真正想做的事情嗎? 像是陪伴家人、休養身體、親友聚會、看上一本書等等,這一切是因為你陷入了低效率的工作漩渦。

GTD,Getting Things Done,意思是要你盡力去完成每一件事,以下將依照五個步驟依序說明:

 

STEP1、收集

替自己準備一個收集箱,什麼事情通通都可以放進去,像是工作上的專案、老師交代的作業、今天要做的家事、下週要出去玩的行程通通都行。這個收集箱可以是你手機的備忘錄、一本筆記本、一張便條紙,把所有你想到的事情都寫上去,但是,最多不要超過五種收集箱。

收集是為了讓大腦的壓力釋放到其他媒介上,讓自己更專注於當下的事情,你可千萬別以為自己的大腦可以做很多事,事實上,他可是很容易忘記東西的!因此,別忘了把事情都放進收集箱裡。

 

STEP2、整理

當你收集好所有待辦事項後,一天整理一次即可,最好是在每天開始作業前整理清楚,而你需要分別整理成以下七種特定類別:

(1)兩分鐘內

(2)等待事項

(3)特定日程

(4)單步驟事項

(5)多步驟事項

(6)某一天事項

(7)參考資料

 

STEP3、組織

將所有事項大致分類完之後,接著要管理你剛剛所整理出來的分類。

(1)兩分鐘內:馬上解決掉!能在兩分鐘內處理的事情,只要收集到就馬上解決掉。

(2)等待事項:無法在2分鐘內完成,且需要委託他人的協助者。

(3)特定日程:需要在特定日期完成的事項,可以利用桌曆、手機的行事曆來紀錄。

(4)單步驟事項:無須在特定日期完成,無法授權出去、一個人就能完成、需要盡速解決者。

(5)多步驟事項:無法自行完成且不是自己能夠決定者。此類事情通常可以分解成多個地點與時間,若是步驟過多,則可將多步驟事項分解成多個單步驟事項來完成。

(6)某一天事項:突如其來的想法、未來某天打算實現的計畫等等。

(7)參考資料:建立可以收藏你所有感興趣、有幫助的參考資料的收集箱,並試著以自己的需求分類成對你有幫助的標籤,以方便你日後找尋資料。

這些部分你都能夠利用手機、筆記本來當作收集箱,把要做的事情都放在裡面,並接著進行整理和組織。而你還能夠透過一種簡單的方法來幫助你分類,利用五種不同顏色的小卡進行不同事項分類:兩分鐘內、等待事項、單步驟事項、多步驟事項、某一天事項,接著用長尾夾夾在一起,而特定日程則記錄在月曆本,參考資料利用雲端來儲存。

 

STEP4、回顧與檢討

在進行組織後,接著你需要回顧你所分類出來的事項,於每天工作結束前、每週結束前進行,看看自己是否有妥善進行GTD

 

STEP5、執行

在執行階段中,其實你只需要執行以下三項:

(1)GTD裡設定好的事情

(2)不存在於GTD裡,但實際上需要完成的事情

(3)整理下一步要執行的事情,重複執行GTD

GTD是一種無壓力的系統,當你在執行階段時,就不會再為了其他事情而分心,影響你的工作效率,由於你在執行事情時,所有你需要完成的事情都在GTD裡,就算突然冒出不在GTD系統裡的事,一般也不會造成太大的問題。

 

看更多>> 【GTD】最科學的時間管理之術,終結你的拖延症|學習的知識#10|【閱部客】

 

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今日Summary

利用GTD時間管理方法,養成做好事項分類的習慣,並依序將所有待辦事項完成,相信你的專注力會提升,效率也會上升。快利用科學的時間管理方法,在執行GTD的過程中,相信你一定也能感受到他的效果!

 

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