工作總是做不完嗎?高效工作的3+4個時間管理技巧

工作總是做不完嗎?高效工作的3+4個時間管理技巧

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做好時間管理,是高效工作的第一步,

時間無法倒轉或重來,唯一可以做的,就是在有限的當下

試著把它發揮到最大的利用價值。

 

以下將先檢視6個可能讓時間快速流逝的工作習慣

管理時間要有的3個正確態度,與4個管理時間的小方法

 

在我們審視有哪些瑣事可以節省,為自己創造更多的餘裕時,

也要擁有時間管理的正確態度,在節省自己為瑣事而忙得過程中,

反而省去了生活中重要的人生細節。

 

 

Part 1 時間都到哪裡去了?6個讓時間快速流失的工作習慣

 

有時一眨眼,主管交辦的截止線就近在眼前,

我們不禁納悶,是誰把時間偷走了呢?

但背後的主謀往往就是我們自己,

我們來看看幾個時間悄悄溜走的例子:

 

  • 自己的時間:

 當工作的進度無法完成,我們往往會將工作往後延,

 佔據掉個人的休息時間。

  • 有限的時間:

 在工作時間只剩下原本的一半時,當然不能依賴原本的流程做事,

 要依照手頭僅剩的時間,彈性調整自己的工作流程。

  • 零碎的時間:

 並非在自己的時間理完成工作,而是思考自己辦公的空隙理,

 能不能將要完成的任務切分完成,如在等待會議的時間,先擬好文章草稿以節省寫作時間。

  • 重疊的時間:

 臨時被主管丟了代辦事項,因較簡單而放下手邊事情,先去完成,

 但要回來工作時卻發現重新暖機需要更多時間,反而降低效率。

  • 準備的時間:

 執行前花太多時間規劃,有時反而會拖慢執行的速度,將任務切分為不同的階段,

 只作當階段需要的準備,節省效率的同時,也更有踏實感。

  • 猶豫的時間:

 選擇的事項太多,最後反而只挑了個可作可不做的,

 而沒有下決定去做那些真正想做的事情,猶豫也是要避免的時間陷阱。

 

閱讀全文>>電腦玩物|抓出時間之賊,是誰偷走了你我的時間?

 

 

Part 2 時間管理的4個技巧

與其節省時間,不如創造時間,擁有10年創業經驗,

並身兼網路行銷者、手機程式顧問及資深作家的Brian D. Evans,

在《Entrepreneur》中分享了幾個時間管理的技巧。

1. 時間的流逝,來自於分心

2. 寫下預期目標,成功機率增加42%

3. 善用科技工具,有效提醒時間

4. 為了管理時間,別怕當個與眾不同的人

 

繼續閱讀>>學會這時間管理技巧,讓心中目標Get!

 

 

Part 3 時間管理的3個心態

 

懂得支配時間,就能掌控生活的餘裕和金錢,

比起”因為太忙,而沒辦法做….”的心態,

不妨用”只要是重要的事,就想辦法完成”的心態來規劃時間。

在時間管理上,必須要先有幾個觀念:

 

一、 再忙,也絕不能忽略人際關係

金錢、機會,甚至知識,許多都是從人的互動中來,

所以為了節省時間,而減少與人交際的次數,是時間管理的大忌。

但因碰面的時間終究有限,如何選擇和未來可能接觸的重要人士碰面,也很重要。

有些經驗和知識的累積,反而是藉由人之間的傳遞才更能有效的學習到。

 

二、 與其受人督促,不如自我監督

比起別人所設定的截止線,自己在心理上,

也要規劃自己的死線,如設定自己在報社截止日前3天要寫完文章等。

研究指出自己設定的界線會更敏感,也更願意去遵守。

 

三、 杜絕優柔寡斷,先做再說

做事情前要先轉換心態,當時間真的不夠了,就先做再說,

轉換原本”準備還不足,是不得已開始工作”為正面的

“舊歲還沒準備好,也要先行起步工作”的心態。

當計畫進行到差不多的時候,在回頭修正,邊做邊修,反而更有效率。

 

四、 小習慣生出大時間

把握早晨與其他空閒時間。

 

早晨

1.洽商等重要事情:在起床3-5小時,是大腦活躍的時間,拿來做重要的事。

2.討厭的事:提不起勁來的事情,越早完成越好,避免一整天未完成帶來的壓力感。

 

空閒時間

先列出可以在空閒時間做的事,就可以避免突然多出來的時間浪費。

這裡有一些例子:

 

5分鐘

  • 收發電子郵件和電話聯繫
  • 發想宣傳標語或商品名稱
  • 收集報章雜誌的趨勢資訊

10分鐘

  • 寫感謝狀或問候卡
  • 做體操或伸展運動
  • 練習英語會話或查單字

 

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