一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

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【推薦本文原因】

Excel表格通常只有文字內容,按常理來說,應該是佔不了多大空間,但卻不知道為什麼卻總是佔用電腦一堆記憶體,打開和保存檔案的速度也特別的慢,有時候還會導致電腦死機。

你平常在使用電腦時常發生上述的狀況嗎? 當你已經被功課或工作壓的喘不過氣面對繳、交期限就在今天晚上的期末報告或是公司報表而感到頭痛時,卻還在因為檔案打開速度太慢而傷神?小編今天就為大家準備了幾個好方法來應對上述幾個有可能遇到的狀況!讓我們趕緊看下去吧!

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如何壓縮過大的excel表格?

第一步,點開工作表時,在檔案上按右鍵點擊【屬性】,可以看到,檔案所佔用的空間為好幾十MB。但事實上按道理來說,如果只有文字內容的話,應該佔用為幾十K就夠了,檔案卻很大。

第二步,我們打開想要「瘦身」的檔案,發現只有文字內容,甚至還觀察到表格的右側下拉條和下方的左右拉動條,都特別小,小的意思說明表格中文字右側和下方的空白表格中都有內容,可是實際卻沒有。

 

一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

 

第三步,這一個步驟特別關鍵,我們選中P列(是整列哦),即文字右側沒有內容的那一列,按鍵盤的【shift+ctrl+方向鍵右鍵】,此快速鍵的目的在於選中P列右方的所有空白儲存格。

 

一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

 

第四步,此時可以看到右側所有的空白區域被選中,這時,我們在選中的區域點擊滑鼠右鍵,選擇【刪除】按扭,請特別注意,不要用鍵盤的【Delete鍵 】,因為它們的意義不一樣。

 

一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

 

第五步,刪除以後,我們點擊【保存】,此時,我們發現下方的拉動條已經變寬。這說明右側的空白內容已經刪除成功了。

 

一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

 

第六步,利用同樣的方法,我們選中文字下方的空白行,按鍵盤的shift+【ctrl+方向鍵下鍵】,並在選中區域,點擊滑鼠右鍵,點擊【刪除行】,並保存檔案。

 

一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

 

一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

 

第七步,這時,發現右側的下拉條也變寬了,證明我們把下方空白的內容刪除成功了。

 

一分鐘教如何壓縮excel檔案優化文書處理,怕檔案過大的看過來

 

 

第八步,最後,我們保存好檔案,關閉,再來點開【屬性】看一下檔案的大小,是不是真的變小了。你會發現檔案的確變小,而且打開和保存檔案的速度也快了。

 

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編/Wenhsuan

今日Summary

我們都會有急著趕作業,卻被電腦當機或是檔案開啟太慢而不小心激怒的經驗。希望學會這篇文章能幫助大家在未來的日子哩,發現檔案的瘦身其實一點都不難,今日讓你輕鬆優化文書處理的速度和效率。如果想繼續提升自己excel的能力別忘了持續關注我們喔!

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