【Word教學】Word 標號、Word圖表目錄,提升文書處理和編輯能力

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在寫策劃或者作業時,我們需要給圖片或表格加上標題。很多同學都堅持採用手打的方法,一個一個數字去敲打,如果文章中的某個地方發生變動,或者要調整某個圖表的位置,就會引發連鎖反應——需要手動修改無數個圖表標題。

除此之外,當看到排版要求裡寫著「添加圖表目錄」的時候,沒有應用標號的同學愁得不知所措。不是我們的 Word 不夠智能,而是你使用的方式不正確。在 Word 中,我們不僅可以給圖表添加可以自動變化的序號,還可以利用它們快速生成圖表目錄。今天為大家介紹 Word 的標號和圖表目錄的使用方法。


  

使用標號的好處

標號是是指出現在圖片下方的一段簡短描述。使用 Word 的標號功能插入的標號,與手打標號相比,有以下幾個好處:1. 自動更新 :標號可以隨著圖片或表格位置的移動,進行編號的自動更新,省去手動更改麻煩。

2. 帶章節序號 :標號可以自帶章節序號,也可以隨著章節序號的更改而自動更改。

3. 統一樣式 :在樣式選項卡中有標號一項,可以用來快速更改和統一標號的樣式。

4. 交叉引用 :正文中需要提到圖表名稱的地方,可以直接從標號中引用,且同樣可自動更新。即圖表編號更改後,正文中形如 [如圖x-x所示] 的編號也會隨之自動改變。

5. 方便生成目錄 :插入標號後,可以通過「標號-插入表目錄」來快速生成圖表目錄。 

  

如何插入標號

1. 打開插入標號功能選中圖片或表格,點擊「審閱 – 插入標號」,彈出標號窗口。在這裡,我們可以修改標號的名稱,創建和選擇標籤,選擇標號位置,設置編號等。如下圖:

word如何插入標號

2. 選擇標籤點擊標籤右側的下拉箭頭,選擇合適的標籤。如果沒有找到合適的標籤,可以點擊新建標籤按鈕來創建合適的標籤。然後,選擇標號放置的位置,一般圖片標號放在項目下方,表格標號放在項目上方,但是也有例外,要根據排版要求靈活設置。

3. 設置編號,輸入標題設置編號,並輸入標號的標題,點擊確定即可完成。在這裡,編號可以選擇包含章節序號或不包含章節序號,同學們可以根據自己的需要選擇。其中,「包含章節號」只有在文章包含章節的情況下才能生效,否則會出現錯誤。如果出現無法輸入中文標號標題的情況,可以復制後黏貼上去,也可以直接點擊確定後在文檔中手動輸入。

此時,我們已經完成了標號的插入。利用樣式美化標號通過「開始 – 樣式 – 標號」,右鍵修改即可。如果在樣式中沒有找到標號,可以點擊樣式選項卡右下角的啟動器,在彈出的窗口中點擊「管理樣式- 推薦- 標號- 顯示」,即可在樣式中找到標號,再「右鍵標號- 修改」即可統一修改文中標號的樣式

  

交叉引用

我們可以在正文中需要提到該圖表的地方插入一個「交叉引用」來代替手打圖表標題。在交叉引用窗口中,引用類型可以選擇已設置的標籤,引用內容可以根據需要,選擇整項標號或其他內容。選擇要引用的標號,單擊插入即可。 當我們需要更改圖片的位置時,只需選中內容,按下 F9(筆記本應按 Fn+F9),或者單擊鼠標右鍵,選擇更新域,即可實現序號的自動更新。

  

插入圖表目錄

標號插入完畢,準備工作就緒,此時就可以為文章插入圖表目錄了。 「引用 – 標號 – 插入表目錄」,可以在彈出的對話框中調整前導符、目錄格式以及標號標籤等。

word插入圖表目錄

這樣,一個表格目錄就插入完畢了。我們還可以用同樣的方法插入圖片目錄,只要將標號標籤換成圖片的標籤即可。此處,如果想要保留目錄的跳轉效果,在插入目錄時勾選了「使用超鏈接而不使用頁碼」即可,此時該目錄所應用樣式是超鏈接。如果不需要保留目錄的跳轉效果,在插入表目錄時不勾選「使用超鏈接而不使用頁碼」即可,這種情況下該目錄所應用的樣式為圖表目錄。如果你對這個生成目錄的樣式不滿意,可以通過樣式選項卡進行調整。在樣式選項卡中,找到該目錄所應用的樣式,右鍵修改即可,與上文提到的標號樣式修改方法相同。

  

可能遇到的問題

有時,我們可能會遇到無法插入圖表目錄的問題。首先,應確保自己插入的標號都是正確的,如果有誤應進行修改。然後點擊「插入表目錄 – 選項 – 圖表目錄建自 – 標號」,再選擇正確的標號標籤,即可正確地插入圖表目錄。

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文章資料來源為【知乎】,經今日彙集整理,部分內容為今日創作,未經授權不得轉載。圖片來源:Pexels

編/Abby


今日Summary

看到這裡,相信大家都已經學會應用標號和插入圖表目錄啦。邊寫邊排版要比寫完統一排版更加高效,所以,在下次插入圖片和表格的時候,一定要記得給它們插入正確的標號哦!

使用標號的好處:

  1. 自動更新
  2. 帶章節序號
  3. 統一樣式
  4. 交叉引用
  5. 方便生成目錄

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