【Word文書處理】word多人編輯、批改建議,追蹤修訂技巧教學!

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【推薦本文原因】

很多人會使用Word,卻很少人掌握追蹤修訂,學會追蹤修訂,更有效率以及無紙化的溝通和批改,協同工作更美好。想在文件上提出建議、老師批改作業和報告、提醒自己的論文修飾狀況。

這些時候,如果希望能夠有一個方法可以「不直接改動原稿的進行修改,事後可以比對、取消修改、確認」,那麼就可以用上 Word 的追蹤修訂,掌握技巧能讓工作更高效,產出更有價值的內容。


  

Word追蹤修訂教學

追蹤修訂-多人編輯不混亂,步驟如下:

切換到「校閱」,點擊「追蹤修訂」

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追蹤修訂會記錄三種類型的內容編輯:

1.內容刪除

使用所有標記時,選取文字,按DELET,文字會出現紅槓且左側有直線標註,修改情況一目瞭然,新增的文字也會被記錄

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使用簡易標記時,刪除的文字會消失,左側仍然有直線標註。

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使用無標記時,不會出現標註

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2.新增文字

新增文字會被標上紅色底線

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3.格式變更

字型大小、段落和行距都會被記錄,標住在右側

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如果想要給予建議,可以切換回「校閱」,點擊「新增註解」,就可以在右側留下評論。

修訂完畢後,如果想以完稿形式重新審視文章,可以將標記方式更改為「無標記」,也可以切換回「原稿」來閱讀未經修定的文章,最後關閉追蹤修訂,就可以將修改後的檔案寄給對方

 

當我們今天是收到校閱後的文章,我們不一定要全部接受修改,按下滑鼠右鍵,可以選擇接受變更或拒絕變更。

若想一次接受,可以點選接受所有變更,讓文件變成完稿狀態。

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對於註解也可以點選回覆來回應註解,或是點選「解決」來表示已讀,也可以右鍵選擇刪除。

為了避免文件寄給對方,而對方忘記開啟追蹤工具,可以點選「鎖定追蹤」來強制開啟追蹤修訂。

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另一個方法是透過「限制編輯」,勾選文件中僅允許此類型編輯方式,並選取「追蹤修訂」,最後按下「是,開始強制保護」,此時會需要設定密碼,設定完以後文件就會鎖定在追蹤修訂的狀態。

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而下一次想要取消強制狀態,就可以再次點選鎖定追蹤,或者點選右側的停止保護,再次輸入密碼就可以了!

如果今天忘記鎖定追蹤,對方也不熟悉追蹤功能,WORD還有一項功能,可以自動判斷兩個文件差異,叫做「比較」,載入修訂前和修訂後的文件,按下確定,WORD就會在左欄清單列出所有異動。版面會區分成原檔、修訂後的檔案、比較的文件。一樣可以點擊右鍵,選擇接受或拒絕變更,再進行儲存就可以了。

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本文為今日自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過今日申請獲得授權。圖片來源:Pexels

編/Abby


今日Summary

看到這裡,是否掌握word追蹤修訂技巧?下次寫論文或是要請老師批改作文、報告就可以馬上使用,讓內容和工作要率提升!統整上述介紹的功能:

  1. 內容刪除
  2. 內容新增
  3. 格式變更
  4. 註解
  5. 鎖定追蹤
  6. 限制編輯
  7. 比較

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