EXCEL教學

【EXCEL教學】強迫症的你,歸檔一定要知道的三個資料格分列功能

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點進來的你,是不是也有豬隊友的問題?交代好的資料格式,都只是隨便KEY上去,根本就不管的。「責任心越強,事情越多。」真的不是在雞婆,就是看不下去,身為強迫症的我們真的需要好的對症下藥,雞婆起來也方便許多。

檔案亂糟糟,做事也不方便。今日要拯救強迫症的朋友,教學三個EXCEL分列功能,保證你輕鬆歸檔,既能省下時間,同時也能擁有一致、漂亮的檔案。


 

1. 符號分隔轉置

當把人員都塞進一個表格內,需要分開、放入新的分類時,大多數入都會選擇,開啟新的表格,把資料一個個填入,重新排序。其實EXCEL是很人性化的,有設計這個方便的功能,等你來發掘更多。

 

步驟一,框起需要分列的資料,在工具列【資料】,找到【資料剖析】,叫出「資料剖析精靈」的視窗

excel技巧

步驟二,點擊「下一步」,會跳到下個頁面。在分隔符號中,取消【Tab鍵】的勾勾,勾選【其他】輸入需取代的符號「、」。完成上述動作,可以在「預覽分欄結果」中,看到改變的樣貌。

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步驟三,點擊【完成】,試算表會把原先在同一個資料格裡的每個人員,分隔在不同的資料格。(今日小提醒: 如果在「資料剖析精靈」的視窗-步驟3之2中,不小心點到【下一步】,在下一頁直接點擊【完成】)

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步驟四,把分開的資料再回歸同一個項目。選取原項目的資料格欄位,再工具列【常用】,找到【跨欄置中】,合併項目。

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步驟五,複製整個表格到下方,在【Ctrl】向下箭頭選擇【轉置】,此時表格就會依照剛剛所調整的表格呈現,讓你不用在手動一個個調整、入入資料啦!

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2. 統一日期格式

共用檔案的缺點就是,每個人的格式不一,讓你想整理檔案都難。這個功能一樣能拯救強迫症的你,讓你輕鬆規定同樣的日期格式。(今日提醒: 此功能步驟無法針對標點符號,需另外調整EXCEL教學步驟)

 

步驟一,選取日期資料,在工具列【資料】,找到【資料剖析】,叫出「資料剖析精靈」的視窗

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步驟二,在「資料剖析精靈 – 步驟3之1」,選擇【固定寬度】,點擊【下一步】

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步驟三,在「資料剖析精靈 – 步驟3之2」,直接點擊【下一步】

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步驟四,在「欄位的資料格式中」,找到【日期】,下拉選擇想要的日期格式。再來改變「目標儲存格」,改到不影響表格的位置

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步驟五,點擊【完成】,調整後的格式會出現在「目標儲存格」中,可以看到漂亮、整齊的格式囉!

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3. 分列資料訊息

同事總是做完事,不好好處理KEY檔,讓你很頭痛嗎?一般人常犯的錯就是不好好規檔,總需要幾個有正義心的人來幫忙。看完這項技能,讓老闆對你另眼相看。

步驟一,在使用分列功能前,先把分列的項目列出。(今日小提醒: 如果沒有事先分列項目,EXCEL將無法執行此項功能)

 

步驟二,選取需分列的資料,在工具列【資料】,找到【資料剖析】,叫出「資料剖析精靈」的視窗

 

步驟三,在「資料剖析精靈 – 步驟3之1」,選擇【分隔符號】,點擊【下一步】

步驟四,在「資料剖析精靈 – 步驟3之2」,取消【Tab鍵】的勾勾,勾選【其他】輸入需取代的符號「-」。完成上述動作,可以在「預覽分欄結果」中,看到其改變的樣貌。

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步驟五,在「資料剖析精靈 – 步驟3之3」,調整「目標儲存格」,到需分列的位置

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步驟六,點擊【完成】,就可以全部分列完資料喔!

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本文為今日自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過今日申請獲得授權。圖片來源:網路截圖

編/Amber


今日Summary

看完這三個方法後,有沒有瞬間點悟,驚覺過去的時間浪費許多呢?其實分列功能就是「資料剖析」,只不過EXCEL的命名讓人很難抓到其真正的用途。通過今日簡單、詳細的解說,可以清楚明瞭個步驟,以及該注意的事項。掛胸普保證有效,小編親自實驗幾次了。

很重要所以要再講一次,今日小編來重點複習。

1. 符號分隔轉置,不論用在分開一個格式的資料,或是重新轉成新的表格都很適用

2. 統一日期格式,應該是辦公、報告最常使用到的功能,可以輕鬆把格式調成一樣的格式

3. 分列資料訊息,適用於突如其來的格式歸檔,同樣也能分開一個格式的資料。至於用哪個方法,就端看使用情況來決定

 

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