4個步驟自動生成目錄,Word排版超輕鬆!

4個步驟操作自動生成目錄功能,企劃書用Word排版可以很輕鬆!

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【推薦原因】

相信許多人在撰寫企劃書或寫論文、報告的時候都有使用Word製作目錄(內容大綱)的需求,可是目錄一行一行地打是非常麻煩的一件事情,如果可以減少目錄排版的時間,寫報告的時候也可以更愉快呢~

今天就和大家分享Word自動生成目錄的功能,讓你無需費心地至做目錄,讓Word自動幫你生成目錄,提升打報告的效率。


 

步驟一:了解樣式與文章的關係,規劃文章的層次。

 

我們先將文章中的章、節、小節等內容分別設定為標題1、標題2、標題3等樣式(如上圖)。

若要編輯的文件無明顯的章、節的分別,可以依照文章的需求自行定義、命名。例如:第1層可以定義為標題1,第2層可以定義為標題2,依此類推。

然後建議在文章中這樣的層次規劃以3層最為適當,而設定好這些樣式的標題同時也會出現在要設計的目錄中。

 

步驟二:設定標題樣式,套用至文件。

首先可以編輯內文,在樣式的內文上方按右鍵選修改。設定的部份可以參考下面的樣式設定對照表,並且將「樣式根據」從內文改成(無樣式)

圖源來自網路

當樣式設定好後(可參考下圖),選取內文以外的文字(標題1、2、3)全部套用樣式區域中要套用的樣式就可以了。

   

步驟三、編輯頁碼

為了要區隔阿拉伯數字(1, 2, 3, …)和小寫羅馬字(i, ii, iii, …)2種頁碼,我們必須在符號說明的最下方將分頁符號刪除,改插入分節符號。

成功插入分節符號後,將游標移到分頁符號前(它被擠到下一頁了)。按鍵盤的Delete鍵將分頁符號刪除即可(這動作一定要做,否則文件中會多一頁空白)。此時便可以插入頁碼(插入→頁首及頁尾→頁碼)。

插入頁碼後,在下方的下邊界快速點2下進入頁尾的編輯狀態,選取頁碼,取消頁首及頁尾工具頁面中的連結到前一節。

接著選取頁碼(頁首及頁尾工具→頁首及頁尾→頁碼→頁碼格式)並設定數字格式,點選 起始頁碼(A)並設定由 1 開始(如上圖)。

 

步驟四、使用自動生成目錄功能,建立目錄

接下來便可以生成目錄了,從上面欄位點選 「參考資料」再點選 「目錄」,選擇你需要的版本,也可以選擇 「自訂目錄」建立專屬於你自己的樣式。

如果目錄中的標題內容或頁碼有所更新,可按目錄左上方的更新目錄,選擇要更新的項目即可。 

備註:

  1. 只更新頁碼:適用於只有頁碼有變動時。
  2. 更新整個目錄:本文中的標題(有設定樣式者)有變更或頁碼同時有變更時適用。

   

文章資料來源為【Book思議】,經今日彙集整理,部分內容為今日創作,未經授權不得轉載。圖片來源:【Book思議】。圖片來源:Pexels。

編/Nina


今日Summary

  1. 了解樣式與文章的關係,規劃文章的層次。
  2. 編輯內文,參考下面的樣式設定對照表在樣式的內文上方按右鍵選修改,並且將「樣式根據」由內文改為(無樣式),並套用自文件。
  3. 將分頁符號刪除,改插入分節符號,此時便可以插入頁碼。
  4. 選取頁碼,取消頁首及頁尾工具頁面中的連結到前一節。接著設定數字格式,點選起始頁碼並設定由 1 開始。
  5. 從上面欄位點選 [參考資料]再點選 [目錄]生成目錄,也可以選擇 自訂目錄建立專屬於你自己的樣式。

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