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10個職場必備excel列印技巧,範圍、頁碼教學再也不跑版!

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在我們平時工作中經常需要列印一些Excel檔案,但有時候列印出來的效果並不是我們想要的。

直接列印的時候格線為什麼沒有顯示?每頁紙可以都有表頭標題嗎?表格的頁碼在什麼地方?表格列印區域怎麼設定?怎麼把全部內容列印到一頁紙上?

這些列印時遇到的麻煩問題該怎樣解决呢?今天我就給大家分享幾個平常列印Excel表格時的必備技巧!先給大家介紹一個快速鍵「Ctrl + P」(預覽列印)

 

01 將全部表格縮放為一頁

在列印Excel表格時,多出一點內容,一頁打不下,多出一頁大面積浪費,有沒有辦法快速壓縮到一頁裏?

其實很簡單!

❶按住【Ctrl+P】預覽列印

❷在「設定」的最後一欄下拉清單中選擇【將工作表調整為1頁】

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就可以把所有內容縮放到一張紙啦!

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(完整操作)

    

02 調整頁邊距

除了用縮放功能把表格調整到一頁,我們還可以通過調整表格在A4紙上的頁邊距,來調整表格的位置。

❶按住【Ctrl+P】預覽列印

❷在「設定」頁面選擇【頁邊距設定】中的【自定義頁邊距】

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❸根據頁面需求來自定義調整上下邊距或左右邊距的數值。

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同樣也可以達到把完整表格變成一頁紙的效果哦~

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(完整操作)

     

03 列印選中區域

有時候列印時由於Excel錶數據過多,我們不需要讓它列印出來,而只要列印其中的一部分,那麼選中的部分如何列印出來?

❶框選出要列印的區域

❷按住【Ctrl+P】預覽列印

❸在「設定」的第一欄下拉清單中選擇【僅列印當前選中區域】

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然後我們可以看到現在只列印選中的區域啦。

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(完整操作)

 

04 列印格線

Excel打開是默認有淺灰色的格線的,但是我們列印的時候格線沒有顯示,怎樣讓格線列印時也顯示出來呢?

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點擊【頁面佈局】-在「工作表選項」工具列欄的「格線」勾選「列印」前面的核取方塊。

【Ctrl+P】預覽列印後,就可以看到顯示的格線啦!

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05 列印表頭標題行

我們在辦公中會製作許多超長的表格,如果把內容縮放為一頁,整整表格看起來瘦長瘦長的,不够美觀。

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那我們會更傾向於把這張表格列印多張紙,需要把剛才的【將工作表調整為1頁】改為-【將所有列調整為一頁】。

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但是表頭只有一個怎麼辦?

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❶進入【頁面佈局】

❷在「頁面設定」這一欄點擊【列印標題】

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❸點擊【頂端標題行】旁邊的按鈕

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❹然後框選中你需要每頁都列印的表頭部分,最後確定即可~

(完整操作)

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06 列印頁首頁尾

表格數據有很多,又有特定順序,這時頁碼就顯得尤其重要,那麼在Excel中怎樣列印出頁碼呢?

❶進入【頁面佈局】

❷點擊「頁面設定」這一欄右下角的圖標

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❸彈出「頁面設定」對話方塊

❹點擊【頁首頁尾】選項卡-頁腳處選擇「第1頁,共?頁」(也可以選擇其它)

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這樣每張表格就可以顯示頁碼啦~

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(完整操作)

 

07 不列印錯誤值

有時由於使用了錯誤的參數或運算對象類型等,導致儲存格的數據出錯,不能顯示正常的數據。

但是急於列印又沒辦法時間去修正,那麼如何才能不顯示錯誤值,以便於列印出來後更靈活填寫呢?

❶進入【頁面佈局】

❷點擊「頁面設定」這一欄右下角的圖標

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❸彈出「頁面設定」對話方塊

❹點擊【工作表】選項卡-「錯誤儲存格列印為」這欄選擇「空白」。

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這樣錯誤值列印出來就不會顯示啦~

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(完整操作)

 

08 列印批註

有時候我們會對Excel錶的數據添加批註,但是列印出來不能顯示,怎麼讓批註的內容在列印的時候一起顯示出來呢?

❶進入【頁面佈局】

❷點擊「頁面設定」這一欄右下角的圖標

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❸彈出「頁面設定」對話方塊

❹點擊【工作表】選項卡-「注釋」欄選擇「工作表末尾」。

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這樣我們的批註就可以顯示在列印表格的末尾了。

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(完整操作)

 

09 設定單色列印

列印有多種背景顏色的Excel錶時,看上去會很亂,一行一行把背景色去掉太麻煩,怎樣把在列印時把背景色去掉呢?

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我們可以設定「單色列印」。它可以幫你做到忽略錶中所有的色彩,無論是字體顏色還是背景顏色

同樣是在上面的「頁面設定」頁面中進行設定哦!

❶進入【頁面佈局】

❷點擊「頁面設定」這一欄右下角的圖標

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❸彈出「頁面設定」對話方塊

❹點擊【工作表】選項卡-勾選「單色列印」前面的核取方塊

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列印時的其它各種顏色就都會消失啦!

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(完整操作)

10 同時列印多個工作表

在需要列印整個工作簿中的所有表格時,你總在單個單個的列印它們嗎?

❶按住【Ctrl+P】預覽列印

❷在「設定」介面選擇【列印整個工作簿】

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就可以完成整個工作簿中的表格列印啦。

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(完整操作)

如果你只需要列印工作簿中的幾個特定的表格,那麼你可以根據需要:

❶按【Ctrl】鍵不鬆手選中要列印的工作表底部標籤(或按【Shift】批量選中)

❷然後列印文檔

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其實關於Excel的列印並不難,我們要做的,就是根據自己的需求情况,對列印設定進行合適的調節,這樣既節約了紙張,又减少了油墨損耗。

 

主圖Photo by pexels
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