五個word功能讓你工作效率倍增,列印、表格或翻譯word超好用功能

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【推薦本文原因】

Word 是學生和社會人士最常用的一款文書處理軟體之一。但是大多數的人只懂得它10%的功能,因此Word成了大家最熟悉的陌生人,在一次次受虐之后,便會開始感嘆——Word真是太難用了!常常用到一半就覺得Word對自己太不友善,趕時間的同時還要一個一個的找功能。

因此今天就來跟大家分享五個Word超級神助攻的技巧,不論是列印、表格或者注音都有超級好用的小撇步,讓你們使用Word可以用得更加快速,盡快地完成想要完成的內容~


 

如何只列印檔案中的某些段落文字

word段落列印

你也許知道,可以列印所選頁面。可是,如果你只想列印第二段文字呢?其實很簡單,只要選取你想要列印的內容,按下列印並且在頁面的部分選擇【選取範圍】就可以只影印你所想要的段落啦~

 

Word一堆文字批量轉表格

 

如果你需要一串文字(csv檔)按5 個一行進行排列,這件事情看似只能放到Excel裡進行轉換。然而很多人並不知道Word 還有一個絕技「文字轉換為表格」,可以根據分隔符以及指定行列數,將文字轉換為表格。

「文字轉換為表格」使用方法:

首先選取要轉換為表格的內容。從上方欄位選取「插入」,在點開「表格」就可以看到「文字轉換為表格」,再根據自己的需求設定所需的表格。假如你能靈活掌握Word 的查找替換、文字排版技能,甚至能助你少學點Excel 公式。

 

生僻字、英文讀不懂怎麼辦?用Word就夠了!

word翻譯

當你遇到不認識的字怎麼讀,同時又沒有網路的時候怎麼辦?這很簡單,只要在上面選取有上方欄位有個有abcA的框框(注音標示),就可以很快地看到所有字的注音了~

英文單詞不認識?Word來教你!閱讀英文檔案最煩的事是遇到不認識的單詞,總要複製-粘貼-翻譯,麻煩。要是沒網就更麻煩!開啓Word 的「英漢詞典」,讓你一秒翻譯,不用上網也能直接翻譯~

 

如何一鍵速查修改痕跡

word比較

我們用Word做方案,可能經常會碰到這種情況,把檔案發給老大或者其他同事審閱,結果一通修改,直接把最終的檔案丟回來……還沒有任何標注的痕跡,怎麼知道改了哪裡呢?

萬字長文,如果真的要兩份檔案逐字比對,熬夜通宵都找不完。Word中有一個很貼心的功能,叫比較文檔。在審閱菜單下,打開比較窗口,選定修改前後的文檔,點擊確定,就能讓修改痕跡無所遁形。

 

Word批量列印獎狀、證書、邀請函

以前搞企業文化活動,經常要做一件事情,每個月做、每半年要做,每個年底也要做。 就是列印獎狀、邀請函、席位卡,一打就是幾十份,上百份。為了偷懶,就找到了一個絕佳的偷懶妙招—— 合併郵件。

用這個功能,我只要花10幾分鐘把模板做好,然後把獲獎人員的信息表準備好,按下列印鍵,就坐等獎狀列印出來,悠閒的去喝杯咖啡。

合併郵件的基本原理就是:

①所有相同的內容,做一份Word模板

②所有不同的內容,做一份Excel表格

將Excel中的列標題,以域的形式插入到Word模板中

設置完,馬上就可以預覽到每一份獎狀最終效果,一鍵發送到影印機,就可以一次性列印出成百上千份,有多少列印多少,只需一次操作。

而且下一次要用,完全不用修改模板,直接修改Excel表裡的人員信息就可以了,那個酸爽啊~這一招還可以用來列印證書、信封、請柬等等等……簡直就是大規模殺傷武器。

 

文章資料來源為【知乎】,經今日彙集整理,部分內容為今日創作,未經授權不得轉載。圖片來源:Pixels

編/Nina


今日Summary

  1. 使用「文字轉換為表格」將一堆文字批量轉表格
  2. 使用【選取範圍】只列印檔案中的某些段落文字
  3. 生僻字、英文讀不懂怎麼辦?用Word翻譯以及注音功能就夠了!
  4. 使用比較文件,一鍵速查修改痕跡。
  5. 用Word批量列印獎狀、證書、邀請函。

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