【Excel實用功能】4個常見的Excel小功能不藏私大公開!

【Excel實用功能】4個常見的Excel小功能不藏私大公開!

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【推薦本文原因】

你有小組討論時需要把自己做完的excel給其他成員看的經驗嗎? 你知道如何將公司圖表整理給老闆並向他匯報嗎? 你想在很多人的演講裡將做好的圖表呈現給觀眾看過嗎? 事實上,使用excel圖表也是十分講求禮貌的,今天就讓小編跟大家分享4個你想都沒想過、看起來不起眼,但做了會超級加分的excel禮節!

EXCEL全系列目錄(手機板可以往右滑看夠多目錄文章)

【模板、工具系列】

【使用技巧系列】


 

1.呈現excel圖表時,鼠標乖乖出現在你想指出的位置

按照圖片,如果接收文件者需要看甲6月8號的 銷售總額,那麼就把你的鼠標就應該放在那個位置,接著關閉Excel工作簿。

等到對方打開時,鼠標就會停在該圖表的預期位置上。,這樣可以節省對方在一大群圖表知中找尋自己要的資料所多花的時間,更可以體現你細心的一面,在老闆、同學和同事心中的好感度立刻Up!

 

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2.將自己的數據鎖起來,保護數據效果滿分!

選取想保護的數據,然後將允許編緝的儲存格解除鎖定,選取儲存格後按下滑鼠右鍵,執行快顯功能表上的【儲存格格式】

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點擊【保護】,取消勾選【鎖定】,然後按下【確定】

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檢查要鎖定的部分數據設定是否為「鎖定」

點擊【校閱】,選擇【保護工作表】

保護工作表 數據鎖定 excel excel圖表 excel教學

 

選取【選取未鎖定的儲存格】,也可以設定取消保護的密碼(並非強制)

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完成所有設定後,此圖表就只有未設定鎖定的區域能進行編輯的動作

若要解除鎖定,則點擊執行【檔案】>【資訊】,按下【取消保護】,如果在前面步驟有設定密碼,則需要輸入密碼之後才能取消數據鎖定

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透過鎖定部分數據,能保護數據不被他人隨意修改,也能清楚對方負責的部分和所做的修改。

 

3.不要一次使用多種Excel字體和顏色

如果是應用在職場或正式報告中的excel圖表,用來提供數據給老闆護同學和同事,字體應該統一使用一種,且顏色應控制在三個顏色之內。如果有特別的需求,也可以將標題和內容的字體分開,顏色依然必須謹慎選擇。

 

以下是清爽的表格示範:

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以下則是在圖表中使用超過3個顏色的效果:

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建立一個看起來得舒服的excel表格很重要,不僅能讓此張圖表的受眾對你的印象深刻,也能樹立的一個做事有條理、乾淨的個人形象

 

4.正文的Excel數據,行高,列寬盡量保持一致

若標題字數相差不大,則盡量將行距、間距控制得差不多,較為美觀整齊。

以下為行距和間距控制得宜的範例:

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以下為行距和間距不一致的視覺效果:

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圖片來自今日。

編/Wenhsuan


今日Summary

看完了這篇是不是覺得Excel又更博大精深了呢? 原來看似簡單的「呈現簡報和圖表」這個步驟理藏著這麼多需要注意的地方,俗話說的好,魔鬼藏在細節裡,透過這4個使用上的小技巧,讓你直接晉升Excel暖男!

 

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