【職場英文】英文Email的四大禁忌!附商用Email常用單字及句型

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在網路時代,公事往來最常用的就Email,特別是外商公司、貿易公司,更容易碰到要寫英文Email的狀況,這個時候總是會特別緊張該怎麼辦?用擔心,今日要告訴你英文Email的四大禁忌,職場英文上絕對不能犯的錯誤最後再附上商用Email常用單字跟句型,讓你以後絕對不會害怕寫英文Email。

以下文章內容由WUWOW英文獨家授權轉載


禁忌1  拒絕假關心

「I hope you’re well. 」(希望你過得很好)
上述是一般人寫商務email的起手式,其實這在暗示:「我個人已經表達了我對你的興趣,所以你就 “必須” 讀完整封信。」
事實上,收信人一定知道你不是真的在乎他,所以這樣的開場白真的很假。

開頭,你可以這樣說…

範例 #1  Dear ___ , I am writing with regarding to/reference to…
               (親愛的___,我寫這封信是關於….)
範例 #2  To whom it may concern, I am writing to inquire …
               (<較正式>敬啟者,我寫這封信想詢問 …)

 

 

禁忌2  避免「談論自己的情緒」

職場中,沒有人在意對方的情緒,
除非彼此私下是朋友,否則對方只是想利用你的情緒撈好處而已。

表達想法,你可以這樣說…

範例 #1  In my opinion / In my view,….
              (在我看來,……)
範例 #2  My position on this issue is …
               (在這個議題上我的立場是…)

 

 

禁忌3  避免用「最高級」形容自己

職場中,常常誤以為把自己講成業界最棒就可以增加自身可信度。
然而,除非你整個人看起來很值得信任,不然對方不會相信你之餘,還會被貼上自負、自大的標籤喔。建議大家善用形容詞、過去經驗來強化自己哦!

描述專長,你可以這樣說…

範例#1  I have well ____ skills, in my experience …
             (我有良好____的能力,在過去的經驗中…)
範例#2  I’m good at ____, ….
              (我擅於_____,….)
範例#3   ____ is my strength,…
              (____ 是我的長處,….)

 

 

禁忌4  避免「用專業術語卻沒有解釋」

各行各業都有各自的術語。但如果在信件中使用術語卻沒有解釋,很容易排擠聽不懂的人,特別是客戶,不要讓客戶自己去搜尋,你們可能會有不同的理解,在Email中為客戶詳細解釋,不僅可以顯得你很貼心、很有同理心,也可以避免掉不必要的麻煩。

 

 

職場英文常用單字,1分鐘速速記

  • attached / enclosing documents (n.)附件
  • signature (n.) 簽名
  • sincerely (adv.) 誠摯地
  • prompt (adv.) 立即地
  • advise (v.) 建議
  • take a day off ( phr. v.) 請假
  • promote (v.) 晉升;推廣
  • resign (v.) 辭職

 

 

職場英文常見句型

  • Please find attached / enclosing documents, …
    請查閱附件…
  • I look forward to your reply. 
    我等待您的回覆。
  • Thank you for your time and consideration.
    感謝您的寶貴時間。
  • If you have any questions , please don’t hesitate to contact me.
    若您有任何問題,請不吝與我聯繫。

 


今日Summary

上面的四個禁忌都記住了嗎?其實同樣的道理不僅可以用在英文商用Email上,在平常寫給教授或客戶等正式的中文Email時,這些錯誤也是不能犯的喔!今日附上的職場英文常用單字及句型也要記下來, 如果臨時需要寫英文Email時,直接拿去用絕對不會怕出錯!

 

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