覺得時間控制不了有做不完事情嗎?那是因為你沒有把事情給分門別類!

覺得時間控制不了有做不完事情嗎?那是因為你沒有把事情給分門別類!

【推薦本文原因】

常常覺得事情多到一天都做不完嗎?真希望一天能有四十八小時的時間!不要成為緊急的奴隸,事情有分輕重緩急,這裡面的重和急是不一樣的,例如:準備明天的考試,是急事,培養自己自律,這是重要的事。人的慣性是先做最緊急的事,但往往這麼做使得重要的事被荒廢掉了!生活管理中時間的控制很重要,想要提升效率,就要如何分辨事情的優先順序。

 

如何分辨事情的優先順序四大步驟

一、寫下所有要做的事情

將每一件要做的事情都分別寫在便利貼上。

提前將一整天要做的事情給詳細的紀錄下來,很多事情都是可以提早先排規劃何時去完成,只有突發狀況無法是事先預知規劃的。

 

二、拿出一張A4的紙畫成四等份,並在每一格旁邊標上重要/不重要、緊急/不緊急

四宮格可將事情的緊急程度以及重要性分為四大類

1.重要且緊急

這類為別人的事。

這些事不馬上處理,你就會馬上被人處理。

2.重要但不緊急

這類為自己的事。

這一類事情的三大特色

(1)各種麻煩

(2)需要持續很長的時間

(3)不會馬上看到成果

3.不重要但緊急

這類的事為別人的事。

4.不重要且不緊急

這類為自己的事。

 

三、判斷剛所寫的事情分類放進這四格裡

1.重要且緊急

例如:老闆找你、主管有事要問你、客戶在找你、接不完的電話、家人有狀況等。

2.重要但不緊急

說要減肥,減了一個月,體重機上的數字完全沒有變化而放棄。學投資理財,想學說了很久,沒有去銀行開戶也還沒購買股票、債券等。練習馬拉松,最難的事就是花時間在報名馬拉松上,填寫報名資料、繳交報名費。

3.不重要但緊急

下週跟朋友要去吃下午茶,怕沒有位子,打電話先提前預約。沒有提前預約而突然來公司的訪客。

4.不重要且不緊急

FBIG打卡發文傳照片、滑手機、看電視等。

 

四、利用A4所寫好的事情去判斷哪件事情是必須先做

按照事情的緊急程度以及重要性分為四大類

重要且緊急>重要但不緊急>不重要但緊急>不重要且不緊急

從這四大類判斷何者應該優先處理。

先提天把一天要做的事寫好並將每一件要做的事情都分別寫在便利貼上。再拿出一張A4的紙畫成四等份,並在每一格旁邊標上重要/不重要、緊急/不緊急。分辨事情的輕重緩急分為四大類,依照事情優先順序去做為重要且緊急>重要但不緊急>不重要但緊急>不重要且不緊急,從這A4所貼上的事情按照四大類去判斷何者應該優先處理。

 

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今日Summary

辨事情的優先順序四大步驟

一、寫下所有要做的事情

二、拿出一張A4的紙畫成四等份,並在每一格旁邊標上重要/不重要、緊急/不緊急

三、判斷剛所寫的事情分類放進這四格裡

四、利用A4所寫好的事情去判斷哪件事情是必須先做

一天只有二十四小時,在不知不覺還有很多事情尚未完成就過了這一天,要知道時間是有限的,應該要知道事情有分緩急輕重,從今天開始做事時先判斷優先順序,何者為最重要且緊急的事情,先把這類的事情解決,才能在有限的時間內發揮最大的效用。

 

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