【Word教學】文書處理,提升工作效率!Word字型、合併、自動空格

【Word教學】文書處理,提升工作效率!Word字型、合併、自動空格

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Word 是 Windows 上最多人使用的文書處理軟體,不過時常沒有掌握好技巧,「經常用」不代表「會用」,其實 Word 有很多聰明的技巧,可讓你事半功倍,但是大多數人卻習慣土法煉鋼,用手動的方式去進行排版以及輸入內容。很多人其實只會了Word的20%的功能,以下一些步驟適用於日常和職場大部分場景,包含Word字型、Word合併、Word自動空格,只要你掌握了Word,處理文檔工作效率提升10倍!


  

Word文書處理技巧

1.萬能的F4鍵

如果要把一個文字格式同時設置加粗,紅顏色、下橫線,你會怎麼做?

其實這些格式可以打開【字型】,同時設定多個字體效果。結合PPT裡萬能的快捷鍵F4,“重複上一步操作”,在Word裡同樣強大。

【Word教學】文書處理,提升工作效率!Word字型、合併、自動空格

標準的做法:

  1. 在字型同時設置好字體格式
  2. 選中下一個要修改的文字
  3. 按F4,就可以直接應用簡直萬能的快捷鍵。 

2.快速合併文檔

文檔合併,是Word低調而又好用的功能。

標準的做法: 

  1. 新建一個文件 
  2. 【插入】→【對象】→【文件中的文字】 
  3. Ctrl鍵選中需要插入的章節,點擊插入,一鍵合併 

3.Word表動態更新 

Office裡的套件是可以完美協同使用的。 例如,Word裡的表格就可以實現動態更新,如果Excel源文件進行了修改,會實時更新。

標準的做法:

  1. 選中要復制的Excel表格中的表格區域
  2. 右鍵粘貼到Word中,選擇【鏈接與保留源格式】或【鏈接與使用目標格式】均可
  3. 選中Word表格,右鍵點擊【更新鏈接】 還可以選中Word表格右鍵點擊【Worksheet對象】,打開Excel源文件直接進行修改。 

4.首行自動空兩格 

我們從小的寫作習慣是在一個段落的首行空兩格,在Word寫文檔的時候也是。 首行縮進就是每個段落的首行進行縮進,懸掛縮進是除了首行以外,其他行進行縮進。

標準的做法: 

  1. 選中需要的段落
  2. 【開始】→【段落】設置框 
  3. 【縮進】選擇特殊格式【首行縮進】,默認2個字符 

5.替換法的美好

 查找和替換是在Word中最低調的功能,使用替換和清除格式結合,一秒就可以把格式錯亂的文檔變成一段話。

標準的做法:

  1. 選中需要處理的文字
  2. Ctrl+H打開【替換】對話框
  3. 查找內容欄:左下角點擊【特殊格式】裡的段落標記
  4. 替換內容欄:忽略
  5. 點擊全部替換 

  

文章資料來源為【知乎】,經今日彙集整理,部分內容為今日創作,未經授權不得轉載。圖片來源:Pexels

編/Abby


今日Summary

看到這裡,相信大家都已經學會word技巧,掌握這些技巧,用word做文書處理可以更有效率!

  1. 快捷鍵F4重複上一步操作
  2. 快速合併文檔
  3. Word表動態更新 
  4. 首行自動空兩格
  5. 使用替換和清除

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