時間被瑣事偷走了?管理時間5+個方法 提高工作效率

時間被瑣事偷走了?管理時間5+個方法 提高工作效率

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或許我們會覺得忙了一整天,卻還是無法如期將進度完成,

那可能是因為在瑣事上,耗費了太多的心力。

 

今日要介紹面對瑣事的4種處理心態、

處理瑣事,依照不同類型的3種提醒方式,

還有5個時間管理的小技巧。

 

面對紛雜的工作事項,有時覺得每件事都很重要,

但從中選出相對重要的部分,將心力集中在關鍵環節,才是最重要的!

 

 

Part 1 將心力集中正事,將空閒留給瑣事

 

真正的細節和瑣事不同,細節是指可以增進產品完整度的小地方,

但瑣事卻是對產品影響極小、團隊制式的細小流程。

 

專注能改進產品的細節,可以讓產品完美;

但將心力放在無關專案的瑣事上,卻會讓工作delay!

 

面對瑣碎的代辦事項,你可以這樣做:

一、放下無關緊要的瑣事,並請直接放下!

二、隔絕還沒到那個時間的瑣事,不要怕忘記!

三、延後緊急瑣事是成功關鍵,重要的更緊急!

四、找出一個專案裡 80% 的瑣事,狠下你的心!

 

看完整文章>>把瑣事管理好?專案做到死也做不好

 

 

 

Part 2 先區分緩急,瑣事的3種類型

 

設定鬧鐘提醒,看似是個好方法,但未來的狀況難以預測,

所以會有些負面的小缺點,如預定六點下班,

要去買兒子的生日禮物而設定鬧鐘,

卻因為工作進度延後,而讓提醒在錯誤的時間出現。

而法力課執行的提醒讓工作分心,如果放下手邊的工作,

在回到專案時又會花費多餘的心力再開始。

 

這時候要設定好的提醒,瑣事類型的區分就變得非常重要

大概可以分成幾個類型:

 

1. 當下一定要立刻去做的

建議工具Google日曆、提醒鬧鐘

在那個時間提醒地當下,必須要立刻出現在當地的事情,

就適合用鬧鐘或行事曆來提醒,如要開會或是接小孩下班等等。

 

2. 今天之前

建議工具:便利貼、手機/桌機螢幕

不確定會在甚麼時間點或地點完成,但卻有時間壓力的瑣事,

建議可以放在自己一定會看到的流程路上,

如上班時辦公桌前的便利貼、隨身的手機/桌機螢幕,或廚房冰箱上等等,

這樣自己經過時就會一再留下提醒,而不容易忘記。

 

3. 最近完成都可以

建議工具:待辦清單

比較沒有特定要在哪時期前完成的事情,可以製作一份待辦清單,

養成定期看清單的習慣,再用工作的空檔完成即可。

推薦幾個待辦清單的小工具:

 

  • Wunderlist 3 網頁、手機裝置皆可,適合規劃團活動的筆記小幫手
  • Evernote 非常好用的筆記app,可以跨裝置、記錄各個平台的大小事
  • Any.Do 有手機和網頁版,可以將清單變成清楚的網頁牆
  • Google Tasks Google 推出的時間管理利器,可以同步下載到手機裡使用

 

 

Part 3 管理時間的5個小技巧

 

有時候當工作進度無法完成時,要避免”多加班就可以完成更多事情“的想法,

有時固然如此,也必須要加班,但首先要做的,應是檢視自己的工作流程之中,

是不是有可以改進、花太多時間在瑣碎的小細節上,或是需要調整心態,

找出自己弱點的地方,而非急著給自己訂定一個不可能完成的工作計畫。

 

一、找出精華工作時間,留給真正重要的事

時間管理不是完成更多的事,玩事完成自己真正想做的事。

 

二、建立自己的待辦清單

開始時就可以依著清單上的規劃,避免給自己太多的壓力而焦慮。

 

三、設定自己的中短長程截止線

無限的時間可以讓自己的工作趨於完美,但我們沒有這麼多的時間,

將專案切分為大中小的截止目標,以掌握自己的進度。

 

四、不要打斷自己,讓自己完整專注

把過度的提醒關掉,不管是fb還是惱人的電子郵件,

當自己被打斷而要回來工作時,浪費的心力反而划不來。

 

五、記得讓自己休息,適度享受人生

在工作順利完成的同時,其實要的是擁有自己真正時間的權力,

讓自己在工作之餘也可以享受人生,補充精力,讓自己工作時也更加有動力。

 

閱讀全文>>10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧

 

 

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