如何規劃一場活動的人力配置?從活動前中後期看活動人力安排

如何規劃一場活動的人力配置?從活動前中後期看活動人力安排

TC X 今日 商業職場合作文章

【推薦原因】

當活動現在的人員配置,關乎著活動進行,同時也關乎著活動的隱藏成本,有許多剛接觸活動企劃的人,很長會忽略到現場的人力成本,如果要讓活動順利且有適當的成本管理,就要在人置人力時,規劃好所需要的人手以及任務。


 

如何規劃一場活動的活動人員呢?

首先必須先規劃出裡的細流,也竟是根據時間軸,裂罅這場活動的所有待辦事項,並且分為「必須」要做的,以及「可以做」的,現人力吃緊時,以完成必須為首要目標,人力略微充足時,再完成其他項目。

盤點完成工作內容後,接著可以以時間,去分配你的人力。通常活動,會以活動前期活動中活動後去做分配。

活動前期:包含場地佈置、前置到課程開始以前的這些時間。
活動中:主持人宣布活動開始到講師結束拍完大合照,這段時間都算在活動中。
活動後期:拍完大合照後,到後續交流以及最後撤場的這些時間。

所以我們可以根據這三大段的時間去規劃需要做多少的事情,並且分配我們的人力。以下也根據30-50人的小場活動分享人力配置。

 

活動開場前需要的人力

活動前期大部分的人力大多為現場的文宣場佈布置、報到臺前置,以及學員報到引導人員,因此人力大概在3-5人,如果人力較為吃緊的話,也可以壓在3人以內。

人力缺乏時,事置作業就非常重要,在前3天先盤點器材、包裝文宣,以及和場地方確認投影器材等設備的操作方式,就可以大大減省當天的前置時間。甚至,你可以在課前提醒的Email或簡訊,附上你的課程地圖,並備註建議抵達時間,就減少引導人員這個人力。

 

活動中需要的人力

一場活動開場後,是最不需要人手的時候(撇除需要助教的教學型課程),這時候只需要一位主持人,以及一位支援人員,應變現場的突發狀況,或協助講師、學員互動,以及活動側拍,基本上就可以完美的結束課程。

 

活動結束時需要的人力

一場活動的好壞會取決於活動結束後,是不是會有學員和講師或是活動企劃人員互動,因此活動結束後安排1-2人去和學員們互動交流是必須的,從對談裡去和學員建議關係或是詢問課程的反饋,都對於累積品牌名聲或是課程檢討有很大的幫助。

但這樣的公關互動並不建議由主持人擔任,主持人這時得和講師寒暄或是交流,以利後續長期的合作或是配合。想想看如果你是講師,上完課後,主辦單位並沒有任何人要與你交流,於是你收好東西就直接離開教室,這個場景是不是有說不出來的疙瘩?大多數的講師,都會希望在活動後聽到主辦方的反饋或是與學員之間的交流,而這也是好的主辦方需要注意的事。

 

本文為TC自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過TC申請獲得授權。圖片來源:unsplash


TC Summary

活動前:場佈、報到、引導,約3-5人

活動中:協助講師以及場控,約1-2人

活動後:交流互動,約1-2人

 

《延伸閱讀》

 

 

加入好友

加入好友

Please enable JavaScript

Please enable JavaScript

觀看更多關於今日訊息精華文章:

今日工具箱輔助工具,如office系列模板、製圖教學、PS/AI小技巧等工具彙整,幫助你有效學習及應用。
今日態度精選各國不同風格的穿搭,透過達人們分享的穿搭態度,讓你也可以照著自己想法,碰撞出一個屬於自己的獨特風格。
今日成長各種領域的學習資源,不論職場、語言、設計等技巧,讓你在工作之餘,能從今日成長中找到想學會的教學懶人包,透過文章來提升自己
今日打卡旅遊美食專欄,整理台灣最好的美食及旅遊去處,讓喜歡趴趴造的大學生及背包客們能更輕易的感受台灣風情。
今日規劃關於理財的懶人包,包含財經趨勢、理財課程資訊、理財心法等資料總整理。