【人資觀察室】你想應徵人資業嗎?帶你看人資一天要做哪七件事情

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【推薦原因】

本文摘要自徐小兔。筆者本身是在一間位於菲律賓規模上千人的大型博彩公司人事部上班擔任人資,主要負責的業務是人才招聘及新人培訓。希望能用輕鬆的方式帶大家認識人資的一天。前些日子,有位原本負責員工考勤的同事突然離職,結果兔子被迫暫時代理其業務,因此單就理論上的「人力資源管理六大模塊」,我自己就接觸了其中三塊!雖然最近工作繁忙,但也想說就藉這個機會用輕鬆的方式帶大家認識「人資的一天」…


這系列文章預計共寫三篇,而第一篇介紹的便是人才招聘領域:「面試官上班都在做些甚麼?」

 

人資六大模塊

雖然很多人都會用不同的說法來解釋,但人資六大模塊基本上為:

  1. 人力規劃
  2. 人才招聘
  3. 人員培訓
  4. 績效考勤
  5. 薪酬福利
  6. 員工關係

 

面試官的一天

1. 早會了解當下人力需求

上班第一件事情就是跟招聘組的同事們確認本日有哪些崗位仍開缺中以及哪些崗位已經招滿停招。由於人事部有多名面試官,而每位每天都會進行好幾場面試,因此負責安排面試的同事會盡量讓每位面試官去負責不同崗位應徵者的面談

一來是可以盡快幫各部門都招到人,二來也是可以避免面試官們面談到重複崗位的人選,浪費了雙方寶貴的時間。

2. 維護各個人才招聘渠道

講白一點其實就是去更新各個公司有在使用的招聘平台(例如:104 人力銀行、臉書招聘社團…等),一方面是要定期更新目前各崗位仍缺的人才數量還有確保上面所寫的薪資福利都是最新版,二方面也是要從上面下載應徵者投遞的簡歷,並且即時回答求職者們的各種疑難雜症

3. 當日面試簡歷上做筆記

一位好的面試官應該要在面試前先閱讀過待會要面談的人選提供的簡歷,這樣才能夠預先藉由上面的文字來初步認識人選,並在接下來的面試中提出更全面的問題,以在短短的半小時內多瞭解應徵者。

舉兔子自己的工作習慣為例:面試很重要的一個環節就是針對應徵者過往的工作經歷去做提問,但往往你不可能認識全世界大大小小的每間公司,因此我在閱讀簡歷時只要有看到不認識的公司名,我必定會趕緊上 Google 搜尋查證,這樣稍晚面試時才能夠顯得有做足事前作業,也能避免自己被居心不良的面試者給唬弄

4. 開始進行當日多場面試

在整理好一切資料後,每位面試官便會各自按照當日面試行程表在指定的時間跟來自世界各地的應徵者進行「現場面試」或是「視頻面試」。

一開始入行擔任面試官時,兔子自己其實也會在對談過程中感到緊張(尤其當應徵者的氣場很強時),但慢慢適應後,我習慣把每場面試當作「認識一位陌生人」的機會,就想像成利用三十分鐘的時間來聽一個人的故事,這樣便會讓自己的工作有趣多嘍!

5. 面試完成後撰寫評估表

有面試經驗的你應該都會注意到面試官在與你進行對談時,可能會有抄寫筆記或是拿評分表在不同欄位計分的行為,但這可只是所有面試流程中的一小部分喔!

當我們完成一場面試後,回到辦公桌電腦前的第一件事一定是趕緊把剛才所有面談過程中所作的筆記及個人觀察輸入到「人選面試評估表」上面。這張表通常會包含「可量化」及「不可量化」的資訊,前者可能是應徵者的外語能力(可透過檢定考試分數判定),而後者則可包含抗壓能力(需透過人選針對過往工作經歷描述中得知)之類的訊息。

為什麼需要撰寫評估表呢?因為若人選有順利通過初步面試的篩選,我們必須把所有與人選有關的資料上交給人事部主管,讓他來評估是否要錄取該員並發出 Job Offer。

6. 與應徵者保持後續聯繫

大家第一個想到的可能是發「Thank you letter」或是「Offer letter」,確實沒錯,因為這也是我們的工作內容之一!但很多時候難免遇到那種「人選非常棒,偏偏公司目前就是沒有開適合該員的職缺」的情況,因此若真是這樣,我們通常會持續跟人選保持聯繫,並主動告知未來有開缺時必會立刻通知他,而屆時若人選仍在找工作中或是有意跳槽,我們就會重啟招募流程並邀請他再次來面試!會如此「雞婆」是因為:面試官也是會面臨各部門主管給予有關「缺人」的壓力,所以若發現有不錯的人才,我們通常會想辦法留住(招攬)他的!

7.下班前彙整每日的數據

公司規定每位人事部的面試官每天離開公司前必須將當日面試的數據整理成一份 Excel 檔案上傳給人事部主管,內容主要包含「本日面試數量」、「面試通過數量」、「面試不通過數量」以及「取消面試數量」。為什麼需要寫這份日報?原因是這樣我們的「人事後勤」同事才能夠分析每個月的相關數據(例如:哪個月是求職者的轉職高峰),而我們負責審核績效的同事也能藉由每位面試官當月完成的面試場次總數來評估其工作效率的得分。

 

徐小兔

徐小兔的Blink佈告欄

 

文章由【徐小兔】授權提供TC使用,原文文章標題為【[ 人資經驗談 ] 人資的一天 PART 1|面試官上班都在做些甚麼呢? 帶你來看看!】,版權歸【徐小兔】所有,欲轉載請聯繫原發布單位,經TC彙集整理,部分內容為TC創作,未經授權不得轉載。圖片來源 : Unsplash


TC Summary

面試官的一天

  1. 一早就先了解當下人力需求
  2. 維護各個公司有在使用的招募平(更新資訊/職缺數量)
  3. 當日面試履歷上做摘要筆記(為面試者做重點整理)
  4. 開始進行當日多場面試,想像成利用30分鐘的時間來聽一個人的故事比較不會緊張
  5. 面試完成後撰寫評估表(整理成可量化/不可量化的資訊)
  6. 與應徵者保持後續聯絡
  7. 下班前彙整美日的數據,內容包含「本日面試數量」、「面試通過數量」、「面試不通過數量」以及「取消面試數量」

 

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