功能變數教學

Word功能變數應用,將Word文件相同內容一鍵自動更新修改教學

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【推薦本文原因】

不管你是行政人員、人資、活動企劃人員,每當處理文件資料時,萬一中途需要更改名單,你是否就一頁一頁檢查還有哪裡也需要一同更改呢?這樣不僅費時也沒有效率,總有漏改的機會。

所以這次的教學我們將用Word功能變數,讓你的Word文件可以連動,一但變更物件時讓Word即刻幫你自動更新,節省你反覆查找的麻煩,也避免文件上的錯誤。


 

Word設定交互參照插入為功能變數

處理活動報名等資料時,欲將陳小新的姓名以及電話同步到表格內,這樣一但需要更改就能改一個地方即改全部。

原始

所以分別反白選取陳小新和他的電話號碼,點選「插入>>書籤」新增他們的名字和電話連結標籤。

插入書籤

接著滑鼠點到希望連結的表格內,點選「插入>>瀏覽快速組件>>功能變數」。

選擇功能變數「Ref」再分別選擇剛剛在書籤新增的名字和電話,最後按確定結束。

功能變數

完成後如下圖,做更改名字測試,將陳小新改成陳大新,注意要改的時候不要直接刪除名字,而是如下圖紅線處,先把要加的字打上再刪掉不要的字,以避免失去連結。

改名字

全選Ctrl+A,按右鍵選擇「更新功能變數」

更新功能變數

成功連動表單

連動成功

 

小知識補充

Ref交互參照解釋

交互參照可連結至同一個文件中的其他部分。例如,使用交互參照連結至出現在文件中其他位置的圖表或圖形。交互參照會顯示為連結,帶領讀者前往所參照的項目。

功能變數

功能變數是一組資訊,用於指示 Word 在文件中自動插入文字、圖形、頁碼和其他資料。例如,DATE 功能變數會插入目前的日期。

使用功能變數的好處是,插入的內容 (日期、頁碼、圖形等) 會在每次進行變更時一併更新。例如,如果更新儲存於其他位置且為功能變數所參照的圖形,系統就會自動進行更新,不必再重新插入圖形。

 

本文為 今日 自產精華。未經許可不得轉載、摘抄、複製及建立圖像等任何使用。如需轉載,請通過 今日 申請獲得授權。圖片來源: Unsplash

編/杜杜


今日Summary

要使Word文件某個地方連動,首先記得插入書籤的動作,接著才是去插入功能變數,兩步驟搞定。

最重要一點是要更改時不要全刪再改掉,先打上你要的再刪除不要的,才不會失去連結喔!

 

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