如何戒掉你的拖延症?番茄鐘太有效了!專注高效就靠它!

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【今日推薦文章】你也常常在讀書/做事的時候分心、無法專注嗎?你會有拖延的狀況發生嗎?你也想找到時間管理的方法嗎?如果你無法專注的完成一件事,那你需要的是維持你的注意力、增加效率,而不是花更多的時間做更少的事!如果你一直拖延擺脫不了你的手機,那你需要一個方法幫助你!今日這篇貼文將會介紹大幅提高效率減少拖延『番茄鐘高效法』

 

不知道你有沒有聽過『番茄鐘』這個時間管理的方法,番茄鐘是一種計時器,但他對時間管理的意義絕對不只是『計時』而已,他還幫助你做到了專注、時間管理、效率管理,讓你清楚的意識到現在的自己在做什麼!

 

番茄鐘的創始人這麼說過:

我現在還清楚記得番茄定時器首次響起時的感覺,那是一種非比尋常且難以名狀的平靜。先前,我的頭腦像一葉扁舟,在暴風雨裡搖搖盪盪不由己:「我得通過考試,有3本書要讀,但考前沒多少時間,絕對讀不完,況且我難以專心,總會分神,也許該擱下書本不理考試?也許該擱下書本做其他事?」

 

當番茄定時器響起,第1個番茄鐘時段結束,汪洋卻變得風平浪靜,我才發現,原來我做得到。

 

我想設定下一個番茄鐘,而且方才的第1個番茄鐘只設定為2分鐘,不是後來認為理想的25分鐘。

 

由於我重獲平靜,重拾掌控,所以通過了考試,並開始研究番茄鐘:「為什麼番茄鐘會有效?一個番茄鐘時段該設定為多久?一天能進行幾輪番茄鐘時段?每個番茄鐘時段之間,需要休息多久?」我花許多年找出答案,開發為一套增進效能的工具,順理成章取名「番茄工作法」。

 

 

從1987年9月迄今,超過三十年,許多事情早已改變:網際網路和社群媒體改變我們的習慣與行為;智慧型手機告訴我們何時需要出門看電影、告訴我們先前車上訂的餐點即將在5分鐘後送到家裡;各種社群媒體和應用程式全天干擾不休。在這數位時代,番茄工作法如何發揮功效?

 

最常帶來干擾的事物,其實始終是頭腦。我們心裡有各種干擾,例如:忽然想訂披薩、更新臉書動態或整理書桌,這些依然能凌駕外部干擾,如電子郵件或臉書通知的叮叮聲。面對內部干擾的最佳方式是加以接受,心平氣和處理

 

基於番茄工作法的原則,你可以記在手機、電腦或紙上,等番茄鐘時段結束再處理。這樣一來,你不是一逕當成無謂的干擾,而是留時間妥善衡量是否重要。如果你在短時間內面臨太多內部干擾,基於番茄工作法,你必須擱下工作、休息一段較長時間。

 

大量內部干擾意謂著頭腦在傳達一個訊息:我們沒有安然做手頭這件事。原因也許是擔心做不好,也許是目標太繁雜,也許是感覺時間不夠。為了自我保護,頭腦去想其他輕鬆容易的事,結果,我們就這麼東想西想,心不在焉了起來。

 

不過,無論是何種內部干擾或外部干擾,無論多頻繁,番茄工作法依然能發揮功效。番茄工作法有助於留意頭腦的狀況,有助於決定因應的方式。心頭突然浮現的事項,有時確實迫在眉睫,但大多能擱置20 分鐘,等番茄鐘時段結束再處理。

 

由於各種念頭通常只是大腦想分神,想擺脫手頭的事,這樣擱置有助於了解干擾背後的恐懼,而一旦找出恐懼就能設法處理,不致被恐懼支配,徒陷「對恐懼的恐懼」。此外,這樣擱置有助於持續自我對話,觀察自己,避開自欺欺人。

 

總之,你要是分心去傳訊息,而非專心工作,別擔心,下一個番茄鐘時段會更好。心平氣和點吧。

 

番茄鐘怎麼用?

番茄工作法包含五個步驟

 

番茄工作法的步驟

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高效訣竅

這個基本流程為時一天,但也能更短,改為在一天裡多次進行。

 

實行番茄工作法所須的東西如下:

 

1. 番茄定時器。

2. 每天早上填寫一張今日工作表:

  • 在表頭寫上姓名、日期與地點。
  • 依優先順序列出今天要做的事項。
  • 「臨時急迫事項」的欄位,在臨時想到其他事項時記下來,本日計畫可依此調整。

 

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3. 事項盤點表:

  • 在表頭寫上姓名。
  • 逐一記下事項,在一天末尾把完成的事項劃掉。

 

4. 紀錄表

用來記下原始數據,以便化為資訊和圖表。依目標不同,這張表可有不同欄位,通常包括日期、描述,及所用的番茄鐘數目,至少每天更新一次,大多在一天末尾進行。

 

在本書所舉的簡單例子中,「記錄」、「加工」和「視覺化」等步驟直接在紀錄表上完成。

 

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(圖:番茄鐘)

下面章節會提出番茄工作法的創新用法,別開生面,能一一加以實驗。本質上,番茄工作法可以循序漸進升級,所以各目標該依章節順序達成。

 

番茄鐘高效訣竅

目標一: 找出事項所費的精力

 

傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序,寫進今日工作表。

 

 

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(圖:今日工作表)

 

展開第1個番茄鐘

把番茄鐘設定為25分鐘,開始做今日工作表上的第1項事項。無論有幾個人在用番茄鐘,該能清楚看到剩餘的時間(圖表4)。

 

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(圖:能清楚看到剩餘的時間)

 

 

番茄鐘不可打斷:就是25分鐘全拿來工作。

 

番茄鐘不可分割:沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是1 個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息3至5分鐘。此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

 

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(圖:第1個番茄鐘)

 

 

這3至5分鐘是脫離工作的必需時間,供頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容,而且你能趁機做點有益身心的小活動,以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走,喝杯水,想像下一次假期去哪裡玩,深呼吸或伸展筋骨,跟同事聊天說笑也不錯。

 

休息時間不適合很費心神的活動,例如:別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話,諸如此類,免得妨礙頭腦整合,損及下一個番茄鐘時段的專注度。你該做的是把這類事項列進事項盤點表,標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間,不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束,把番茄鐘設定為25分鐘,繼續處理手頭工作,直到再次鐘響,然後在今日工作表上再畫一個叉。休息3至5分鐘,再進行下一個番茄鐘時段。

 

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(圖:第2個番茄鐘)

 

 

4個番茄鐘時段,安排一次長休息

每做完4個番茄鐘,進行一次15至30分鐘的長休息。

 

這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走,不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情,否則頭腦無法重組整合,下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。

 

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(圖:第1組番茄鐘結束)

 

 

 

完成事項

一個接一個時段繼續工作,把該事項做完,然後從今日工作表上劃掉。

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(圖:完成一件事項)

 

特定情況的處理方式:

如果番茄鐘還在走,事項就處理好了,則適用這條基本原則:番茄鐘開始後,一定得響。你不妨趁機做到更盡善盡美,拿剩餘時間檢查工作成果,稍作加強,溫習所學,直到番茄鐘響起來。

 

如果你在前5分鐘就大功告成,認為這事項其實在前一個番茄鐘時段就處理完了,而且不值得再修改,則可當例外,這個番茄鐘時段不必列入表中。

 

目前這個事項做完之後,開始做表上的下一個事項,再下一個事項,每個番茄鐘時段和每4個番茄鐘時段後都要休息。

 

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(圖:完成數個事項)

 

記錄

每天結束時,完成的番茄鐘工作可以印出來留存。更方便的做法可能是用電子表格或資料庫,並從事項盤點表裡刪除已完成的事項。記錄與追蹤的內容則依目標而定。追蹤記錄的初步目標,可以只是記下各事項所用的番茄鐘時數。

 

換言之,你可能想呈現每個事項所費的精力。這時,能用的欄目如:日期、開始時間、事項類別、事項內容、實際用的番茄鐘數目、成果備註、改進方向或可能難處。這個初步記錄視需求而定,拿筆在紙上列出來也很容易。

 

 

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(圖:紀錄表)

 

如果馬克當初沒記是何時開始做某個事項呢?以番茄工作法來說,事項(或番茄鐘時段)的開始時間不必然得記,重點是記下實際用的番茄鐘數目:實際精力。這是了解番茄工作法的關鍵。由於每天至少追蹤一次,回想開始時間並不難,而且是滿有益的頭腦體操。

 

高效訣竅

談到回想開始時間,有個實用技巧:從最後一個事項開始,一路往前回推到第1 個事項。

 

改進

透過紀錄表,我們能觀察自己的實行與安排狀況,有效精進。比方說,你可以自問一週有多少番茄鐘時段用在工作事項和嘗試新事項、平均一天實行幾個番茄鐘時段,諸如此類。你也可以衡量各部分是否有效實行,若無幫助或可省略。

 

舉例來說,根據圖表10,馬克花10個番茄鐘時段在撰寫、調整與濃縮〈如何學音樂〉一文,似嫌太久,其實大概只須花9個以下的番茄鐘時段就能寫好文章,空出1個以上的番茄鐘時段去做其他事情。

 

馬克可以自問:「下一篇文章我要事半功倍,花更少力氣,卻能寫得一樣好,但如何達成?哪部分要刪掉?哪部分真有用?哪種調整可提升效能?」

 

這些提問有助於改進工作方式或讀書方式。在一天的最後,記錄(及之後的改進)不該花費超過1 個番茄鐘的時間。

 

 

書籍簡介 

間歇高效率的番茄工作法 

如何戒掉你的拖延症?番茄鐘太有效了!專注高效就靠它!

 

出版:采實文化出版    日期:2020-01-07

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