問問題技巧|主管老是聽不懂我的問題?善用5W1H問問題模板讓你不再被罵

問問題技巧|主管聽不懂我的問題?善用5W1H問問題模板讓你不再被罵

【推薦本文原因】

問問題是從小到大都一直在做的事情,但當你在問主管問題時,他總是皺著眉對著你說:「請說重點」、「你問這件是的目的在哪裡?」那你還認為你會問問題嗎?問問題可不是一件簡單的

事情,你向對方提出疑問的同時,也必須要讓對方了解你在問什麼。今天就來教你如何問問題以及善用5W1H問問題模板,讓你不再被老闆翻白眼。


問問題真的很難嗎?大多數人都不會提問的3大原因

問問題真的不難,難的是你開口提問的勇氣及行動力,連提問的動作都做不到,還需要談什麼提問技巧?問了問題可能會被罵,不問問題一定會被罵,這是亙古不變的道理啊!

問問題真的很難嗎?大多數人都不會提問的3大原因

1. 害怕被嘲笑

你是否曾經有好幾次苦惱著到底要不要問個問題,然後放棄不問的情形,事後卻留下後遺症折磨著自己。大多數人心中猶豫的點可能是「問這個問題會不會很笨阿」、「會不會造成對方的困擾」

在西方國家,幼稚園、國小的小朋友每當遇到不了解或不懂的事情,總是非常積極的提問,「為什麼天空是藍的?」、「為什麼1+1=2」你可能覺得這麼簡單的問題為什麼還要問,但是從他們的角度來看,他們單純只是想要解決心中的疑惑,完全不在意你怎麼想他。

然而東方國家從小的教育則是「問那麼多幹嘛」的這個思維,導致老師、教授、主管在問說有沒有問題時,都裝作沒有問題、自以為了解或是有問題不敢問。隨著年紀的增長,越發現問問題變成是笨的象徵,你可能很常聽到「這麼簡單也要問」這類的話,漸漸扼殺我們問問題的動機。

  

2. 對這個領域不了解

提問,需要有基本認知才行。對前所未聞的事情,我們不太可能進行提問。例如你是一個專精於行銷領域的專家,突然要你參加一場工程師的研討會,你會勇敢舉手發問嗎?在提問之前需要對這個領域有基礎的了解,先去清楚明白自己不懂的點在哪裡?為這個問題的目的在哪裡?而不是拋出一個超級廣的議題請別人回答。

  

3. 自以為自己很了解

當主管交代你一些工作事項,最後問你清楚明白了嗎?大部分的人當下都會回答了解了,但是回頭才發現這個點自己還不懂,也因為當下已經向主管表示了解,又不敢回頭再去問,形成一個惡性循環,不懂裝懂是職場上非常致命的舉動,因此不懂就真的說不懂才可以避免後續的麻煩。

  

5W1H問問題技巧

 

前因後果交代清楚

向對方提出問題的首要步驟就要讓先讓對方清楚明白自己問的事情是什麼、想問什麼。對方才能理解的你目前遇到的困難、可以給你什麼幫助,不然沒頭沒尾的對方還要在你的問題中挖寶,一層一層挖出你真正想問的事情。

如果今天提問的對象是主管,脾氣好一點的可能會引導你提出真正想問的問題,若他今天心情不好,可能就會反問你:「你到底想問什麼?」此時的氣氛就會開始凍結。

所以呢,想問工作的,該先講講自己的經歷,以及想走的方向。 問感情的,則該先講講你與對方的現況,以及碰到了甚麼問題,又為何需要別人的看法。 問專案議題的,則該講講你現有組織的現況,又遭遇了甚麼問題,大家打算做甚麼調整、以及為何打算這樣調整。 這些所謂背景故事越齊全,別人才有分析的基礎。

  

如何交代清楚前因後果—5W1H

直接以一個社會新鮮人想向主管詢問能否提一個企劃案作為舉例來說明5W1H要怎麼用

– What : 到底是發生了甚麼事情?

比如說你可能看到公司的產品目前的曝光度、知名度太低了,因此提了一個行銷企劃案想要增加產品被看見的機會。

– Who : 這事情關聯的人有哪些。

比如說這個企畫案需要多少人力、需不需要組成一個專案團隊,企劃的目標客群是誰都是與這件企畫案相關的人

– Where : 地點關聯議題。

比如說這個行銷企劃案要在哪裡舉辦,是線上活動還是實體活動

– When : 時間相關議題。

比如說時間的排程,目前需要多久的時間籌備、企劃書什麼時候完成等

– How : 如何發生。 

比如說要如何達到增加曝光、知名度的效果,是用抽獎、舉辦互動活動、試用大會等,如何達成你的目標

– Why : 發生的原因。 

要先問為什麼,為什麼那些人會想來參加活動?為什麼主管會接受你的提案?

因此若你想詢問這個企畫案可不可行,你就可以依照5W1H的原則,將你想表達的元素挑選出來,你就可以這樣問:主管你好,由於目前公司的產品曝光度不夠,我在這裡準備了一個提案,是利用線上活動主打XX客群,結合我們公司和部門目前的情況,我做了三個活動方案,我建議使用方案A,具體情況是……,想請問主管比較喜歡哪一個方案?

這些越充分,別人才越知道你陷入甚麼狀況中,並更具體的跟你討論。

  

5W1H提問技巧非萬用仙丹

你認為5W1H提問技巧可以萬用在所有的情境嗎?但其實5W1H只是在敘述現況、問問題的皮毛而已,還有許多問問題的技巧。並且在和主管、上司溝通時也必須站在同一個構面、角度去做到換位思考,想了解詳細情況可以參考以下課程資訊

 

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今日Summary

問問題真的不難,難的是開口提問的勇氣,因為很重要,所以要在提醒大家一次。

5W1H解釋前因後果

  • What : 到底是發生了甚麼事情?
  • Who : 這事情關聯的人有哪些。
  • Where : 地點關聯議題。
  • When : 時間相關議題。
  • Why : 發生的原因。 
  • How : 如何發生。 

 

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