簡報技巧

商業簡報製作的五大要點,簡報都做不好,就別再提專業了

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【推薦本文原因】

說到簡報視覺,不得不承認好看的模板總是讓人眼睛一亮,但也諷刺的是,多數人都宣稱比起視覺,內容更佳重要,這件事只對了一半。在平庸的競爭裡,內容好確實可以打敗很多人,但在頂尖的對決裡,視覺設計更能凸顯出你的專業!

你希望自己的能力被重視、專業被看見、用心能夠被體會嗎?那就別放過表現的機會。


試想一下,你熬夜精心準備內容,但打開簡報後,視覺一團亂根本找不到簡報重點,客戶還會相信你有專業能力嗎?再好的內容都需要有細緻的包裝雕琢,專業更是再比對細節的堅持與敏感度。

雖然簡報能力很重要,但卻是最容易上手的一種專業,只要抓到訣竅就簡報小白也能輕鬆的上手簡報製作,這裡也整理了五大製作簡報的小技巧,幫助簡報小白上手吸睛簡報。

 

一、如何將複雜的資料整理成輕鬆明白的簡報

  • 簡化資訊:將重點提要出來,將不講也不會有影響的資訊刪除
  • 重組內容:找出資料的關聯性並分類,每頁簡報不講超過3點
  • 突顯重點:將重點強化,輔助內型的資料弱化

 

二、簡報畫面太過單調要如何加強

  • 圖像化:將標題用icon取代,增加畫面的豐富程度
  • 加入背景圖:圖片+文字更有想像空間
  • 免費圖片推薦:Pexels Unsplash

 

三、簡報製作速度太慢,如何加強

  • 呼叫圖層,清楚找到物件並快速移動

當一頁PPT中元素過多時,要點選特定圖片或者文字就非常麻煩,這時候我們就需要用到PPT圖層的功能,在編輯時隱藏不需要的元素。

點選常見選單上的「排列」、在點選「選取窗格」,就可以輕鬆找到你要的圖層以及排序位置!

商業簡報製作的五大要點,簡報都做不好,就別再提專業了

  • 預設文字方塊,不用花時間一直修改文字設定

每次新增文字時,都需要重新修改文字的字體設定,如何省去不斷修改字體的麻煩呢?

只要設定一組新的文字,按下右鍵點選「設定為預設文字方塊」,之後新的的文字框就不用在修改囉!

商業簡報製作的五大要點,簡報都做不好,就別再提專業了 

四、都是套版我的卻總是感到違和?

很多大公司設計團隊裡都會有一套比較成熟完整的設計流程,對於新人直接套入到自己的工作內容好像也不會太難。

但有一個關鍵是新人常犯的,就是只看到關鍵流程節點的表象,卻忽視對這些節點之間如何串聯的邏輯的推敲,也因此更容易在闡述設計思路時遭到『為套方法而套方法』的質疑和挑戰。

那要如何讓設計過程的推導與闡述更富於邏輯性呢?這包含兩個步驟

  • 做簡報前,先想好合適的設計流程

理解 → 定義 → 發散 → 抉擇 → 原型 → 驗證

舉裡來說:從理解簡報的目的開始,尤其是提案簡報最為重要,好的提案是可以解決客戶的問題,而非單純推銷產品。而理解目的後,就要開始定義客戶的問題是什麼,是要降低成本?提高銷售?或的品牌知名度?

確定定義後,則要發想所有你可以想到的相關內容,並抉擇那些資訊會是你需要的,最後再調整出初版的簡報,並反覆練習驗證你的設計。

  • 清晰的設計主線

另外在套版時,最害怕的就是為套版而套,因此在資料塞入時,應考量以下重點

    • 核心目標的關聯強弱
    • 商業/用戶價值的大小
    • 用戶場景的普遍性
    • 對故事完整性的影響程度

 

五、PPT數據圖表怎麼選?從目標去挑選

圖表選擇是有邏輯的!依據你像展示的重點挑選適合的版型,可以分以下四種:

  • 比較:比較各分類、時間,例如:分類的比較適合柱型圖、條形圖、時間必較適合雷達圖
  • 分布:需表示變量變化,例如:單一變化量適合使用直方圖、兩個變化適合散點圖
  • 構成:隨時間或靜態構成,例如:透成改變隨時間變化適合推積柱型圖、靜態組成適合圓餅圖
  • 聯繫:相關的2-3個變量,例如:兩個變化量關係的適合散點圖、兩個變化量關係的適合氣泡圖

 

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但是你有遇到以下困境嗎.....?

 

不知道簡報報告重點怎麼抓.....

主題發想很困難,不知從何入手.....

腦袋有太多東西要講,卻不知道怎麼排序.....

擔心自己口才不好.....

不知道簡報怎麼設計,更不知道怎麼做簡報.....

 

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  • 決定簡報目的、聽眾想聽的、和如何讓聽眾引發自己希望的動作
  • 迅速列出簡報問題大綱,並且試著回答
  • 正確的內容分類,並用「金字塔結構」論述法幫助簡報
  • 去除雜訊與統一簡報視覺
  • 掌握時間,反覆大量練習

 

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