「7種免費專案管理工具」推薦懶人包,提升你的團隊溝通效率

「7種免費專案管理軟體」推薦懶人包,提升你的團隊溝通效率

【推薦本文原因】

「團隊是不是開會都很沒有效率」、「資料總是零零散散」、「主管總是不知道你在做什麼」如果你有這些問題,那麼你就需要有一個專案管理工具或軟體統籌所有工作的任務與資料,那麼又有哪些免費、好用的專案管理軟體值得推薦呢?


為什麼需要用到專案管理軟體?

你們回想一下你們是怎麼開會的,又是怎麼跟主管報告的,大多數再開一個團隊會議的時候應該都是各自做各自的任務,然後開會時應把資料拼在一起,拼出一個四不像的報告。

那如果你們今天使用專案管理工具,有很方便的待辦事項管理系統跟狀況回報系統,讓使用者可以很輕鬆的新增、修改、評論、刪除項目,有很清楚的甘特圖跟行事曆可以讓使用者一眼就可以看清楚整理的計畫跟部分詳細項目。

如此一來你們除了會議可以進行的很順利,主管也可以一眼就看出你們的工作進度加以評論建議。

  

7種免費專案管理軟體

  

免費專案管理軟體1:Trello(點擊進網站)

他像是一個看板貼滿了便利貼,一個專案就是一個看板,可以在看板上顯示使用者的待辦事項、已完成事項等,再依照團隊內的進度進行排程

使用者可以邀請團隊一起協同合作,如果因為事情太多太雜而搞不清楚方向時,用Trello 排排看,你就能找到如果事情條理完成的方法。

特色:把瑣碎的任務,變成有條理的進度看板

功能:1.設置工作進度列表 2.建立專案清單分類 3.團隊共用 4.收集箱功能

免費專案管理軟體1:Trello(點擊進網站)

 圖片來源:Trello

  

免費專案管理軟體2:Todoist(點擊進網站)

現在有許多專案工具必定都會有待辦事項、誰來做、做什麼、什麼時候繳交的清單,但Todoist 的優勢就是用起來非常簡潔,可以協助我們把複雜的專案變成清楚明白的一個一個任務

而且透過許多過濾功能,讓我們專注在當下要做的任務上,不被其他龐雜任務干擾,這種簡化的思維是很棒的設計。

特色:把同時進行的專案,變成簡單分類的任務清單

功能:1.任務分層 2.共享專案 3.指定任務人員

免費專案管理軟體2:Todoist(點擊進網站)

   圖片來源:Todoist

  

免費專案管理軟體3: Gantter(點擊進網站)

它可以將把複雜進度,變成簡單時間圖表透過專業時程表達到完成協調團隊進度,特別是遇到一個需要耗時許久的大型專案,所需要的人力之多,每個人又有各自的時間排程,簡單時間圖表就可以派上用場。

「 Gantter 」相對簡單好上手得多,但是卻具備專業甘特圖需要的自動排程、統計分析功能,而且可以支援雲端服務讓所有人可以多人協同合作。

特色:把複雜進度,變成簡單時間圖表

功能:1.規劃任務工期 2.設定前置任務 3.分配任務人力 4.自動排程

免費專案管理軟體3: Gantter(點擊進網站)

   圖片來源:Gantter

  

免費專案管理軟體4:Slack(點擊進網站)

大部分的人溝通的平台大多都是用LINE、fb訊息平台再溝通聯絡,但很常會造成表達不清或是人多嘴雜的情況,而Slack 這個團隊溝通平台可以做訊息分流、對話搜尋、任務指派、討論追蹤,讓公私之間與專案之間都層層分明

特色:把吵雜的即時溝通,變成有效率的深入討論

功能:1.訊息分流 2.討論追蹤 3.任務指派 4.對話搜尋

免費專案管理軟體4:Slack(點擊進網站)

   圖片來源:Slack

  

免費專案管理軟體5:Redmine(點擊進網站)

它用日曆和甘特圖輔助專案及進度視覺化顯示,同時它又支援多專案管理。Redmine是一個自由開放原始碼軟體解決方案,它提供整合的專案管理功能,問題跟蹤,併為多個版本控制選項的支援。

特色:專案管理該有的任務分類、指派、討論區、進度表一應俱全

功能:1.專案獨立討論區 2.進度追蹤行事曆 3.文件檔案管理

「7種免費專案管理軟體」推薦懶人包,提升你的團隊溝通效率

   圖片來源:Redmine

  

免費專案管理軟體6:Wunderlist(點擊進網站)

Wunderlist 主要的功能為把同時進行的專案,變成簡單分類的任務清單。當我們在職場上面對許多專案裡不同任務同時進行的難關時,一個待辦清單服務就能解決問題。

但 Wunderlist 還有一個很大的特色就是可以在任務裡插入雲端檔案,這時候團隊成員就可以直接在清單上交換檔案、討論修改。

特色:把同時進行的專案,變成簡單分類的任務清單

功能:1.專案分類 2.任務註解 3.任務排程

免費專案管理軟體6:Wunderlist(點擊進網站)

   圖片來源:Wunderlist

  

免費專案管理軟體7:Cacoo(點擊進網站)

它只要線上申請帳號,即可立即擁有個人空間,免去下載、安裝、學習的繁瑣步驟。最為方便的莫過於每當開會時,它就如同Google Drive線上協同編輯的操作一樣,大家可以同時一齊完成最後的成果,並可直接擁有利用,省去還得寄信、USB傳輸等交換互通管道。

特色:可以畫出所有類型的圖表方便理解專案進度

功能:1.多人協同繪製圖表 2.內建大量圖表套用 3.內建討論室

 免費專案管理軟體7:Cacoo(點擊進網站)

 圖片來源:Cacoo

 

會用工具沒什麼,會溝通才是重點(底下還有更多好康)

雖然以上介紹了這麼多的工具,也介紹了這麼多好用的功能,但是如果使用者不會去和團隊、主管、下屬溝通協調,不懂得即時回報進度、上報資料,那麼再好用的工具也是沒有辦法發揮它的功能。因此也是需要去增強自身的對於團隊、主管的溝通技巧,善用以上工具,打造一個高效率的團隊。 

要如何更有效率跟下屬協作溝通、提升自己的工作效率和團隊效率,你可以參考以下資訊。

  

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今日Summary

專案管理工具有百百種,可能會不知道從哪裡下手,但以上文章有整理出每個軟體工具的各個特色、優點,有些軟體擅長時間排程、有些軟體擅長任務分工,你需要先去評估自身團隊最缺乏哪一個領域,再去挑選最適合團隊的工具。

 

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