【公司經營管理】撰寫公司規章必備的九個章節,降低你的管理成本

【公司經營管理】撰寫公司規章必備的九個章節,降低你的管理成本

TC X 今日 商業職場合作文章

【推薦原因】

公司規章不只是要維護公司利益以及保障員工權益以外,更是企業規模化經營的關鍵指標之一, 公司規章包含許多的層面,管理制度、辦公室庶務制度、人事管理制度等,有明確的公司規章,可以更明確得規範員工的工作責任以及職業道德等


不論大小公司都要重視公司規章

1.可以讓員工了解自己的義務以及權益

勞資雙方長期以來都有很大的鴻溝,而透過公司規章,可以將公司的理念、經營策略以及規範,在入職時就讓員工可以快速的了解,幫助員工可以清楚工作的文化,以及公司對他的期許,並且了解公司與員工並非為對立方,而是透過彼此付出努力共同貢獻。

2.可以避免員工之間的標準不一

組織要長期發展,就不能有太多的模糊空間,有人的地方就很難避免有爭議的發生,但透過標準化的工作流程,就能減少爭議並且減少來回溝通的情況。

3.從公司制度開始建立內部的SOP

不論是剛起步的小公司或是已經逐漸規模化的公司,將公司內部制度SOP化都是很重要的事情,為了確保品質一定、標準一致,將資訊轉為可視化、可理解的文件才能讓工作持續延續下去,不會因為今天有人請假或是臨時有人請假就造成困擾。

公司規章的撰寫方式

雖然公司規章很重要,但並不代表撰寫起來就得要咬文嚼字,這反而會讓文件流於形式,或是閱讀者需要花費大量的時間去理解規範,因此,規章應該追求的是簡單、清晰且容易明白

而對於小型企業或是新人入職時,有以下的公司規章也將協助他更快速成為組織的一份子,公司規章內應包含以下內容

1. 公司的薪酬政策

工資表與支付薪資方式(匯款、現領)

有關加班費的法律條款

與工作表現有關的獎金

2. 員工請假政策

帶薪休假(或休假日)

公司不營業的日子(例如銀行假期)

病假、育兒假、婚嫁、喪假等

特殊場合(例如陪審團職責)

3.績效審核政策

員工績效評估的目的和頻率(例如每季度一次)

如何評估員工績效

如何收集與反饋的員工績效

4.工作場所法規

日程安排(到達時間和工作日結束)、休息時間(例如午餐)

個人工作站管理(例如上鎖抽屜)、資料管理

門禁、停車限制(如果有)

5.工作場所安全政策

建築物緊急出口的位置

查看有關安全性的基本準則

訪客政策(如:如何登記訪客拜訪)

6.員工保密政策

規範列出須保密之公司機密範疇

如何共享和存儲重要文件(無論是紙本或是雲端)

如何保護電腦和辦公室的安全

7.員工權利與福利

健康與人壽保險計劃

股票期權

獎勵選項

健康計劃

8.員工差旅政策

旅行的頻率和時間

您支付的差旅費

如何申報差旅費用

員工需要旅行的證件(例如護照和簽證)

9.員工發展和教育政策

        定期培訓(與新員工的職位有關)與進修資源

        會議與研討會

        進修申請辦法

以上九大項即為基礎的公司規範準則,若公司可以儘早實施以上內容,並根據狀況修改微調,將可以提升員工工作效率以及降低公司的管理成本。

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TC Summary

公司規章的重要性

  1. 可以讓員工了解自己的義務及權益
  2. 可以避免員工之間的標準不一
  3. 從公司制度開始建立內部的SOP

公司規章應包含內容

  1. 公司的薪酬政策
  2. 員工請假政策
  3. 績效審核政策
  4. 工作場所法規
  5. 工作場所安全政策
  6. 員工保密政策
  7. 員工權利與福利
  8. 員工差旅政策
  9. 員工發展教育政策

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