【人才管理】造成員工效率不佳的三大主因，時間都是浪費掉的!!

【推薦原因】

總是覺得你的員工工作效率不佳嗎?明明人手足夠卻總是延誤工作，常常開會但卻事倍功半，有沒有能讓員工安心下班，同時提升工作效率與品質的方法?公司的內部控制究竟缺少了哪個重要的環節?這邊為你整理造成員工效率不佳的三大主因和解決方案，一起為團隊樹立高效規模，提升工作效率! 文末也有「公司經營」相關延伸閱讀，幫助你輕鬆做好管理! 有興趣者請參考以下文章~

 當公司規模發展到一定階段，或是公司正要擴張階段時，很常遇到一個很尷尬的情況，人手明明足夠，但是不知道為什麼專案總是延期、員工老是加班但績效卻越來越低，或者是老是喊說人手不足，但新聘員工後效率也沒有提升。

要解決這樣的窘境，非常考驗企業主、管理階級或是人資的經營能力，而明明員工能力都夠，公司營收都起不來的原因到底是什麼呢？以下點出三個問題，幫助管理階級的人調整自家客戶的體質。

1.缺少工作說明書(或是規範)，做事發散

許多公司在建立內部流程時，多數以手把手教育為主，僅靠口語表達以及員工個人意見作為工作規範的標準，以10人以內的小型公司來說可能還可行。但如果公司規模要擴大，這絕對是禁忌之ㄧ。

當工作內容流於口頭說明，就出現「忘記怎麼做」、「好像是」、「應該可以」、「我問問主管」、「我確認一下」，不僅來回溝通確認就耗掉不少時間，在等待的時間時，員工還會為了彌補不確定性，做了許多多餘的事情，例如「思考這樣做對不對」、「懷疑自己有沒有做錯」、「擔心自己下一步是要做什麼」，而這就是時間為何總是不夠用的原因。

同時，還會有品質不一的情況，以最簡單的例子來說，就像是你去了一間連鎖飲品的加盟店，期待可以拿到和總店一樣好喝的飲料，但拿到的卻是味道奇怪、難喝至極的飲料。而這個例子轉為企業內部，就是每一次你收到的工作匯報都是一種「驚喜」，好或不好得看情況。

好的工作書說明書可以讓員工確認自已需要的事情，減少中間不必要的思考，並且確保工作的品質，讓員工有一條規範可以遵守，並根據此規範考核。

2.工作沒有目標，只想要最完而非做「好」

提到工作規範，最多工作者第一個想法就是「自己很像螺絲」、「上班就是上班」、「每天做重複的事情」，基於這樣的想法，工作總是得過且過，每天只希望早點下班，長久下來工作交差了事， 或是每天渾渾噩噩。

而真正問題的起因在於「工作沒有目標」，並不是工作規範，沒有人會希望自己的生活一成不變，但如果公司只強調規範，那再好的人才都有機會淪於這樣的情況。想要解決這個問題，企業主或管理層就要先導入一個觀念，OKR目標管理法。

所謂的OKR是根據企業的年度目標或是長期目標，再往下量化要達成的事情，例如：客服部門此季的「O」是評估並提升顧客的滿意度；可訂定的「KR」如下~1.發放問卷，問卷回收率必須達到70%。 2.客訴平均處理時間在15分鐘內(目前是20分鐘)。

導入OKR後，績效考核關注的是是否有達到「目標」，而非「數字」，員工也更能清楚自己「為何而做」、「要做什麼」

延伸閱讀：OKR目標管理法 Google等國際大型企業都在用的管理法

3.花太多時間在無效的會議上

提到開會，很多基層的員工只想嘆氣，因為對他們來說會議只是做給主管看，是一件毫無效益又浪費時間的事情。

但真正的會議目標，應該專注在「解決問題」，而非工作匯報，例如集思廣益、做決策或是提出解決方案等，這些才是會議真正的目標。

那為什麼會有那麼多的無效會議呢？通常是因為三個原因

• 缺少會議目標：會議目標過於發散，為開會而開會。建議每次以1-3件事為討論目標
• 缺少事前準備：開會前資料準備不齊或是與會人沒有看過資料，會議浪費太多時間在閱讀文件或是朗讀會議資料。
• 缺少會後追蹤：剛剛有提及會議目標應該專注在「解決問題」，那會議後就應該會列出許多的待辦事項，以及待辦事想的完成時間，若是會後沒有這個環節，會議就會流於形式與口頭說說。

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TC Summary

 如何提升員工效率:

1.建立工作說明書: 讓員工確認自已需要做的事情，確保工作的品質，並根據此規範考核。

2.導入OKR目標管理法: 根據企業的年度目標或是長期目標，再往下量化要達成的事情。

3.有效率開會的三大重點:訂定會議目標、做好事前準備、做會後追蹤

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