高效會議怎麼開?會議記錄怎麼寫更快更好?會議記錄APP推薦《Noted》

高效會議怎麼開?會議記錄怎麼寫更快更好?會議記錄APP推薦《Noted》

【推薦本文原因】

會議到底怎麼開才高效?你曾經發現開完會,就快要到下班時間了嗎?結果今天的事都還沒做完,只好留下來加班做完!這時你一定很後悔,到底為什麼要參加這麼多場的會議? 忙完還有會議記錄要做,但會議冗長沒重點就算了,還要整理會議文件,到底怎麼樣能有重點的討論、快速的完成會議記錄? 這篇文章除了教你怎麼做『會議流程』與『會議記錄』之外,還有推薦會議記錄的工具!

 

一場會議要開得好,需要有很多的環節。為了避免踩到會議地雷,導致時間失控、生產力效率低下,你必須學會『如何開會』,畢竟如果你因為早上開會、下午開會,事情都要延到晚上去做,就會造成假性加班!也許其實你根本沒有這麼多的會要開。

 

高效會議怎麼開? 開會的2個原則

 

想要真正讓會議有效,第一個原則是『減少不必要會議』第二個原則則是『提高會議效率』,前者顧名思義,如果你不需要參與決策,就不需要參加這場會議,當然一定也有人會說「又不是我想參加的!都是老闆叫我去」、「我不知道我去幹麻,只是主管叫我去」,這個是另外一個議題,今天暫時不討論,只能先簡單的和這些人分享,你該去想,如何在每場會議都學到東西,透過主管們的決策回推自己該如何做決策,這樣才是對你有幫助的方法!

我們今天將會把重點放在後者『如何增加開會效率』,畢竟有許多時候開不開會也不是由你決定的,但你一定可以想辦法讓會議有效且快速結束,讓自己不用額外加班

 

一般的會議大致上分成3個階段,會議前、會議中、會議後。

 

會議3階段 − 會前

 

要開一場高效會議,會前的準備就很重要,包含通知與會人,這場會議的目的、提供目前的會議資料,以及要討論的事項,並且至少要在會議前一天,通知所有與會人,提醒他們看資料,並請他們列下問題,在會議中直接討論,還有這場會議要得出什麼『結論』,都是會前需要準備好的資料喔!

這樣與會人才能聚焦在會議上,不會在會議上偏題,或是無法提出更深度的建議。

 

會議資料要包含以下這些才算是比較完整哦!

  • 會議目的:
  • 會議參與人:
  • 會議時間:
  • 會議地點:
  • 會議資料:
  • 會議討論項目(列點):

 

 

會議3階段 − 會中

 

會議中除了進程的掌控、避免變聊天之外,『會議記錄』是整場會議的關鍵角色,會議記錄必須要記載這次會議的總結、後續待討論、後續分配工作,很多新鮮人會搞錯以為會議記錄是要做逐字稿,但這是搞錯目的了,會議記錄的重點是『讓有參與的人、沒有參與會議的人都可以快速了解這次的決策結果與下一步』

 

所以會議記錄『不是』什麼都要記錄,寫了2~3頁的會議記錄,反而會造成看這份會議記錄的人很困擾,因為他要花大量的時間閱讀,還完全不知道結論是什麼!

一個真的好的會議記錄可以在短短一分鐘內讓別人知道這次的討論結果,因此一份好的會議記錄可以先列下結論、誰+下一步要做什麼,再去寫下次待討論的項目(或是驗收時間、預計驗收的成果)、其他的決議補充項目

 

  • 這次會議的結論
  • 誰+下一步要做什麼
  • 下次待討論的項目
  • 這次會議的補充項目

 

會議3階段 − 會後

 

會議開完並不是結束,會後需要將你辛苦寫的『會議紀錄』寄給有參與這次會議的人、需要知道這次會議但並未出席的人!並且追蹤後續相關負責人員有沒有做好『這次決定的下一步』。

所以,會議記錄是對會議後能不能執行到位很重要的關鍵,而做會議記錄的人,可以從中培養自己的注意力、篩選關鍵訊息還有彙整的能力。

當然一開始你還不知道怎麼篩選資訊時,一定會把所有打到的資料寫下來,然後會議結束後,再花一樣的時間,聽完完整的會議紀錄,再把自己筆記的資料和會議討論的內容彙整成一份紀錄。

 

你很認真也很優秀!但你這樣重複聽實在太辛苦了,你應該學會運用工具幫助你更輕鬆!

 

會議紀錄APP推薦-《Noted 錄音記文冊》

 

在一剛開始學習做會議紀錄時,或是長時間會議的時候,你該怎樣更有效率的紀錄會議呢? 其實方法很簡單,就是使用APP軟體幫助你記錄下關鍵重點!後續統整的時候就不需要重新播放、又要花時間重聽一次。

 

《Noted》錄音記文冊,是一款筆記 + 錄音合為一體的APP軟體,會議記錄上使用真的很便利!按下錄音鈕後,可以在文字區打字,Noted會自動幫你記錄你在幾點幾分打字,甚至可以畫重點,最棒的事『時間標籤』,讓你不必重聽整段錄音,也知道哪裡是重點、哪裡還不懂、哪裡筆記還沒做完!先標記起來之後再彙整成一份優秀的會議記錄!

 

會議記錄APP Noted

 

除了會議記錄之外,還可以用來做『學習筆記』,上課只要紀錄『哪裡是重點』,就可以在課後做回放複習,再透過內建編輯器做筆記,而且還可以調整成0.5~2倍的播放速度,不怕聽不清楚或是講太慢想快轉!

 

Noted 還有幾項很棒的功能想分享給各位!

  • 插入圖片、豐富文本編輯功能
  • icloud 同步共享
  • 視頻、音頻導入、附帶檔案 (Noted+ 付費版功能)
  • 語音聽寫 (Noted+ 付費版功能)
  • Zoom會議連接紀錄 (Noted+ 付費版功能)

 

p.s. 筆記自動同步到所有iOS和macOS裝置不怕找不到喔!MAC、ipad、iphone、apple watch 都可以用!

 

 

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2021年,你不該讓自己這麼辛苦,而是要讓自己更懂得用工具省下自己寶貴的時間!

 


今日Summary

會議絕對不是僅僅用來集思廣義,如果你的會議都只在「討論」,而沒有執行,那就是「無效的」會議。好的會議需要快速決定出下一步行動,所以重點在於如何快速有結論,以及有執行任務的共識。

所以一份好的會議流程與會議紀錄是一個高效會議的必備品!當然還可以用好用的APP幫你省下時間!現在就下載 《Noted》錄音記文冊 吧!

 

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